5 tips varför du bör kombinera RPA med OCR

Många företag har digitaliserat sina dokument, vilket ofta innebär att man skannat in originaldokumentet och skapat en digital bild av ett papper. För att tolka informationen i bilden behövs en människa. Så trots det digitala skiftet är det fortfarande så att en PDF-faktura eller en faktura som har skannats in kräver någon form av mänskligt ingripande eller översyn.

Två av de mest kraftfulla verktygen som företag kan använda för att automatisera sina arbetsprocesser är Robotic Process Automation (RPA) och Optical Character Recognition (OCR). OCR är kortfattat en teknologi som används för att omvandla tryckt eller handskrivet text till digital form. Det innebär att OCR-programvaror och system kan läsa och tolka text från skannade pappersdokument eller bilder, och konvertera dem till redigerbar och sökbar elektronisk text. 

Vad händer när du kombinerar dessa två tekniker?

Vi låter OCR förvandla text från dokument eller bilder till digital form. Denna text kan sedan matas in i en RPA-bots arbetsflöde.
Till exempel, om du har en process som kräver att information från skannade fakturor ska matas in i ett system, skulle OCR användas för att extrahera texten från fakturan och konvertera den till digital text. Därefter kan en RPA-bot användas för att automatiskt mata in denna information i rätt fält i det relevanta systemet. RPA kan också användas för att styra hela processen kring hantering av dessa dokument, inklusive att sortera, kategorisera och arkivera dem efter att OCR har extraherat den nödvändiga informationen.

Detta arbetssätt skulle innebära en exponentiell förbättring av arbetsflöden och produktivitet.

Här är varför du bör överväga att kombinera RPA med OCR:

1. Automatisering av datainmatning

En av de vanligaste användningarna för OCR är att extrahera text från pappersdokument eller bilder och omvandla den till digital text. Genom att kombinera OCR med RPA kan du automatisera processen att läsa och tolka data från olika källor. Detta innebär att du kan eliminera manuell datainmatning och minska risken för fel.

2. Mångsidighet

OCR är inte begränsat till att bara hantera text eller siffror. Tekniken OCR är en teknik med stora möjligheter att tolka och fånga information från fakturor, kvitton, textdokument, e-post etc. Med OCR kan man identifiera och extrahera olika typer av data. Genom att kombinera OCR med RPA kan du skapa en automatiserad lösning som kan hantera en mängd olika arbetsuppgifter, exempelvis fakturamatchning, kvittohantering för resereäkning, avtalshantering och en stor variation av andra processer och aktiviteter.

3. Tidsbesparingar

Kombinationen av RPA och OCR kan markant minska den tid som krävs för att slutföra upprepade och tidskrävande uppgifter. Detta kan innebära att automationen i befintliga processer kan sträcka sig betydligt längre än normala automationer. Istället för att en medarbetare matar systemen eller automationen med indata så kan OCR-tekniken utföra detta både snabbare och till högre kvalitet. Detta frigör dina medarbetares tid så att de kan fokusera på mer strategiska och värdeskapande aktiviteter.

4. Minska fel

Mänskliga fel är oundvikliga, men genom att använda RPA och OCR kan du minimera dem avsevärt. Automatiseringen är konsekvent och exakt, vilket minskar risken för fel och förbättrar datakvaliteten. Vi har alla varit där med både korvfingrar och att hjärnan har fokuserat på något därhemma eller nästa uppgift. Roboten har inga känslor och är programmerad att göra samma sak varje gång utan pardon. När er verksamhet nästa gång säger att “det är robotens fel” så bör ni tänka på hur många fel er egen verksamhet fick rätta när en människa gjorde samma uppgift.

5. Skalbarhet

När din organisation växer och behovet av automatisering ökar, kan RPA och OCR skalas upp enkelt.  Lägga till en ny leverantör med en annan mall, ta en annan sorts fakturor, eller andra dokument helt enkelt.

Eftersom du kan göra mer med samma personal, så får du en organisation som blir mer effektiv och den kan hantera surdegar som man vanligtvis inte hinner med.  Detta innebär att du kan behålla effektiviteten och produktiviteten även när verksamheten expanderar.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis kan vi konstatera att genom att kombinera Robotic Process Automation, RPA, och Optical Character Recognition, OCR, kan företag uppnå en helt ny nivå av automatisering och effektivitet.

Genom att minska manuella ingrepp, spara tid och förbättra noggrannheten i datahantering, kan ni öka produktiviteten och minska kostnaderna.  Om du letar efter sätt att optimera dina arbetsprocesser, överväg att ta det bästa av två världar och använda både RPA och OCR i din automatiseringsstrategi.

Läs mer här! https://www.uipath.com/resources/automation-whitepapers/document-understanding-improves-processes