Aspia samlar organisationen i SharePoint

– Vi har tagit ett stort kliv framåt med vårt nya SharePointbaserade intranät. Vår tidigare lösning var dåligt strukturerad och svårnavigerad, vilket begränsade användningen och stödet för organisationen. Nu har vi en välstrukturerad, modern och attraktiv lösning som genom integrationen med Microsofts produkter gör intranätet lättillgängligt och ständigt närvarande hos medarbetarna. Till skillnad från tidigare har det också blivit enkelt och går snabbt att hitta all typ av information. Det är nu också enklare att skapa, underhålla och målgruppsstyra innehållet. Genom att öka användarnyttan, tillgängligheten och relevansen tror vi att det nya intranätet på sikt stärker produktiviteten, engagemanget och gemenskapen, säger Mukarram Roomi, Produktägare på Aspia.

Behov av ett lätthanterligt och flexibelt intranät

Aspia är en av Sveriges största affärs- och redovisningsbyråer med tjänster och lösningar inom redovisning, lön och HR, rådgivning och skatt. Med drygt 1300 anställda och 50 lokalkontor hjälper Aspia kunder från norr till söder i hela Sverige. Företaget har också en växande närvaro i övriga Norden.

Aspias tidigare intranät saknade en del funktionalitet, upplevdes som svårnavigerat av medarbetarna och var ganska komplext att administrera och göra förändringar i. Företaget beslöt att uppgradera plattformen och modernisera intranätet. Då den digitala arbetsmiljön till stor del består av Microsoft 365, Teams, SharePoint och andra produkter ur Microsoftfamiljen var det naturligt att börja med att utforska om SharePoint kunde vara rätt plattform. Några enheter hade dessutom redan egna SharePointsajter för delar av den interna kommunikationen. För att få svar på detta bad Aspia, i februari 2023, Precio Fishbone att genomföra en Proof of Concept (POC).

– POC:en föll väl ut och vi blev övertygade om att SharePoint var helt rätt plattform. Många av oss hade sedan tidigare bra erfarenheter av SharePoint och Precio Fishbone visade hur enkel och samtidigt flexibel och kraftfull plattformen är. SharePoint ger oss en solid grund att stå på. Vi får också möjlighet att starta med det viktigaste först och sedan testa oss fram och enkelt addera nya funktioner och innehåll utifrån användarnas önskemål och verksamhetens utveckling, framhåller Mukarram.

Viktigt att få med sig organisationen från start

Införandearbetet startade i juni och det nya intranätet lanserades till hela organisationen i november samma år. Precio Fishbone har bistått Aspia med projektledning och utvecklat den nya informations- och navigationsstrukturen. Intranätet har en tvådelad navigationsstruktur där all HR- och personlig medarbetarinformation, support och verktyg med mera är åtkomligt i den globala menyn och på den övergripande startsidan. Under den globala menyn finns en lokal meny för den enhet användaren arbetar inom eller valt att följa, som till exempel Marknad. Här finns till exempel nyheter, dokumentbibliotek och andra gemensamma resurser inom respektive enhet. Menyerna finns också alltid tillgängliga i Microsoft 365-applikationerna.

– En av de riktigt stora förbättringarna jämfört med vår tidigare lösning är att det nu går väldigt snabbt att hitta och komma åt information, dokument, kollegor och andra resurser. Det var svårt och tidskrävande förut. Vi har inte bara fått en bättre, tydligare och mer lättnavigerad informationsstruktur utan även konsoliderat, strukturerat och lyft över delar av dokumenthanteringen in i SharePoint. Det gör det mycket enklare att hitta och dela filer. Dessutom är det nya intranätet integrerat med Teams och Microsoft 365, vilket ökar tillgängligheten och underlättar internt samarbete, understryker Mukarram.

Internkommunikationen har också stärkts med Microsoft Viva Connections i Teams, som ytterligare underlättar distributionen av och tillgängligheten till nyheter och konversationer. Även den mobila upplevelsen har vässats med Teams och SharePoints mobilappar.

Införandeprojektet har till stor del handlat om att gå igenom, rensa och migrera befintligt innehåll och även skapa nytt, vilket Aspias redaktörer, enhets- och kommunikationsansvariga gjort själva. Om Mukarram hamnar i samma situation igen kommer han med största sannolikhet att lägga ut migreringen på en konsult:

– Vi valde att sköta en del av migreringen själva för att vi tänkte att det inte skulle vara så svårt. Men det hade sparat oss mycket tid och bekymmer om vi hade anlitat en implementationskonsult, som Precio Fishbone, att göra det åt oss eller om vi själva allokerat resurser och tid för att göra det. Andra lärdomar vi dragit från införandet är att det är enormt viktigt och tidsbesparande om man har med sig nyckelpersonerna i organisationen från start i projektet.

Bättre räckvidd med relevant och lockande innehåll

Mukarram berättar att de på kort tid uppnått flera av effektmålen med det nya intranätet. Till exempel ville de nå ut med nyheter och kritisk information till fler medarbetare, förbättra intranätets exponering och göra det mer attraktivt och relevant samt stärka gemenskapen och engagemanget.

– Det nya intranätet har bara varit i drift i några få månader men vi ser redan nu ett ökat engagemang, markant fler sidbesök och större intresse för interna nyheter. Antalet publiceringar har också ökat då det blivit enklare att skapa, redigera och publicera innehåll och nyheter. Med hjälp av SharePoints sinnrika targetingfunktionalitet har vi även börjat målgruppsstyra innehållet i allt högre grad, vilket ökar intranätets och informationens relevans för alla medarbetare, påpekar Mukarram.

Med den ökade aktiviteten på intranätet, enkelheten att hitta och dela information samt förbättrade möjligheter att initiera och delta i konversationer tror Mukarram att Aspia blir ett ännu mer enat företag. Då både internkommunikationen och internt samarbete underlättas ökar intresset för samverkan och gemensamma utmaningar.

Förändringsvänlig plattform håller intranätet levande

Sedan lanseringen i november har Aspia fortsatt utvecklingen av intranätet. Nya funktioner testkörs i mindre pilotgrupper under tid och om det faller väl ut rullas de ut till hela organisationen. För att få hjälp och stöd på vägen har Mukarram och hans team månatliga möten med Precio Fishbones SharePointexperter. På dessa möten går teamet igenom pågående förbättringar, testprojekt och organisationens önskemål för att få råd och tips om vilka steg och mått som bör tas för bästa resultat.

– Vi har ett väldigt bra och effektivt samarbete med Precio Fishbone. De är vassa på SharePoint och förstår våra behov så att de kan ge oss rätt vägledning. SharePoint är också en lätthanterlig och förändringsvänlig plattform, vilket gör det enkelt för oss att själva skapa nya lösningar och förbättringar. Vår målsättning är att aldrig bli helt nöjda med lösningen, utan att hela tiden hitta saker att förbättra, poängterar Mukarram.