Bättre rull på Euromaster med RPA

– RPA-lösningen spar oss mycket tid och monotont arbete. Vi har bland annat lyckats spara in på en heltidstjänst som tidigare behövdes för att kontrollera och stämma av våra leverantörsfakturor. Vi har dock inte skurit ned på vår personal. Istället har insparad tid kunnat läggas på mer framåtriktade arbetsuppgifter som prognoser, sälj och ekonomisk uppföljning. Ytterligare en fördel med automatiseringen är att manuella fel i kontroller och registreringar helt elimineras. Genom att integrera AI och självlärande system i automatiseringsprocesserna hoppas vi få ut ännu mer av lösningen och lägga över fler arbetsuppgifter på roboten, säger Jani Minler, Nordic CIO på Euromaster.

Automatisk attestering av leverantörsfakturor

Euromaster är en del av Michelin-koncernen samt Europas och Sveriges största däckkedja. Företaget finns representerat på 140 platser i Sverige och har en heltäckande tjänstepalett med till exempel rådgivning, uppföljningssystem, internationell jourservice och en egen regummeringsfabrik.

Euromaster har under en längre tid tittat på olika lösningar för att förenkla och automatisera sina ekonomiska och administrativa processer. Det som till slut sparkade igång förbättringsarbetet var ett akut behov att ersätta en heltidsanställd som tidigare ansvarade för fakturakontrollen. Medarbetaren skulle gå i pension och ledningen såg detta som ett utmärkt tillfälle att istället för att anställa en ny person, ersätta den manuella hanteringen med en virtuell robot.

I slutet av 2020 vände sig Euromaster till Precio Fishbone och bad om hjälp. Efter en pilotstudie och test av fakturamatchning mot en leverantör påbörjades utvecklings- och införandeprojektet i början på 2021. Den första automatiserade Robotic Process Automation (RPA)-baserade processen driftsattes redan efter 2-3 månader.

– Det gick relativt snabbt att utveckla och trimma in roboten för den första arbetsuppgiften. Visst har vi lagt en hel del tid på projektet, men inte mer än andra IT-projekt. Precio Fishbone har också levererat enligt plan och med hög kompetens, lyhördhet och tillgänglighet. Det har varit ett smidigt projekt. Omkring 40 % av leverantörsfakturorna granskas, stäms av och godkänns av roboten utan problem idag. Övriga måste kontrolleras manuellt, men vi har inte behövt nyanställa för att hantera detta, konstaterar Jani.

Fakturakontrollen går ut på att inkommande leverantörsfakturor stäms av mot beställningarna och lagret. Roboten loggar in i affärssystemets faktureringsmodul med jämna mellanrum och läser in alla nyinkomna leverantörsfakturor. Därefter kontrollerar roboten om de varor som fakturorna avser verkligen levererats i lagersystemet.

I nästa steg loggar roboten in ordersystemet och jämför varje faktura mot respektive order för att säkerställa att rätt antal produkter levererats till rätt priser, inklusive eventuella rabatter. Slutligen sammanställer roboten en lista över de fakturor som stämmer och är godkända för betalning. Övriga hamnar i en ärendekö för manuell granskning.

– Den befintliga lösningen klarar inga avvikelser från hur vi har definierat hur en faktura ska se ut och hur roboten ska hitta matchande uppgifter i vårt ordersystem. I verkligheten kan en leverantör ha ställt upp en viss faktura på ett annat sätt, till exempel hur rabatten dras av. Även om uppgifterna och totalsumman stämmer så förstår inte roboten det. Med ett självlärande system kan vi finnas med i loopen och lära roboten hur avvikelser som dessa ska tolkas. Det blir nästa steg i vårt automatiseringsarbete. Med hjälp av AI räknar vi med att på sikt kunna automatisera avstämningen av de flesta fakturor, poängterar Jani.

I skolbänken för ökad automatisering

Förutom RPA-processen för fakturaavstämning har Euromaster även skapat en process för orderläggning, en annan för hantering av däckstommar och en fjärde process för kontroll och registrering av anställningsavtal.

Processen för orderläggning går ut på att roboten regelbundet skannar av Euromasters ERP-/ordersystem för att identifiera och hämta nya interna beställningar. I nästa steg kontrollerar roboten lagerstatus för att se om externa beställningar behöver göras. I de fall varor saknas eller är på väg att ta slut loggar roboten in på respektive leverantörs egna beställningssystem och lägger in ordrarna där. Processen spar både tid och säkerställer tillräckliga och samtidigt minimala kostnadseffektiva lagernivåer (så kallad cross-docking).

Stomhanteringen är en viktig del i Euromasters produktionsplanering. För att spara tid och undvika fördröjningar har en RPA-process utformats som innebär att roboten lagerför kundernas däckstommar. Uppgifterna hämtar roboten ur en portal där de nya stommarna lagts in vid leveransmottagandet. Automatiseringen leder till pålitliga och ständigt uppdaterade underlag för planering av produktion och lagerrapportering.

– Vi har driftsatt dessa tre RPA-processer successivt under 2021 och 2022, vilket gett oss möjlighet att omvandla våra erfarenheter till praktisk nytta i varje nytt projekt. Den fjärde HR-processen har precis introducerats och går ut på att roboten läser in, tolkar och kontrollerar att anställningsavtalen för nyanställda är korrekta. Vid avvikelser hamnar avtalen i kö för manuell granskning, precis som med fakturakontrollen. De avtal som är korrekta godkänns av roboten och används sedan som underlag för automatisk registrering av den anställde i lönesystemet, förklarar Jani.

Jani berättar att de just nu inte har fler processer på gång, men att hon välkomnar nya initiativ från verksamheten. Hon tror att både HR- och ekonomiavdelningen kommer att vilja automatisera fler processer som minskar kostnaderna, höjer kvaliteten och frigör tid för andra arbetsuppgifter.

– Vi har egentligen bara tagit första steget inom administrativ automatisering och lär oss hur tekniken fungerar, hur processerna bör utformas och hur vi kan förbättra lösningarna för bästa resultat. När vi blivit varmare i kläderna kommer vi att kunna bredda automatiseringen till fler arbetsområden och processer. Målsättningen är också att vi ska kunna utveckla så mycket som möjligt själva och sedan låta Precio Fishbone granska och kvalitetssäkra lösningarna innan de driftsätts, berättar Jani.