Bättre tillgänglighet ökar tjänstekvaliteten

– Det nya intranätet och det integrerade dokumenthanteringssystemet har ökat vår administrativa effektivitet och gjort hela organisationen mer upplyst och engagerad. Vår tidigare dokumenthantering var helt manuell och mer ad hoc-baserad. Bara vissa dokument lades upp på intranätet, utan någon versions- eller revisionskontroll. Nu har vi ett väl sammansatt, strukturerat och automatiserat dokumentflöde från skapande till revision och arkivering. Det innebär att medarbetarna på ett enkelt sätt kan hitta all relevant information och alla processer på ett enda ställe. De kan också lita på att all information är korrekt, godkänd och uppdaterad, poängterar Inagårdens vd André Calles.

Från pärm till mobil med SharePoint Online

Inagården är ett omsorgsföretag för personer som är i behov av kvalificerad omvårdnad eller behandling. Företaget har cirka 120 anställda och erbjuder HVB- och LSS-boenden i Tärnsjö och Älvkarleby med individanpassade helhetslösningar samt daglig verksamhet och sysselsättning.

Inagårdens tidigare intranät var relativt enkelt och saknade mycket funktionalitet som företaget behövde för att kunna modernisera den digitala arbetsplatsen. Framför allt ville de ta ett helhetsgrepp om dokumenthanteringen för att få bättre kontroll, styrning och tillgänglighet till styrande dokument och verksamhetsprocesser. Under hösten 2022 beslöt därför ledningen att med Precio Fishbones hjälp skapa ett nytt modernt intranät med integrerat dokumenthanteringssystem i SharePoint Online.

– Egentligen startade vår digitaliseringsresa något år tidigare när vi införde Microsoft 365 i hela organisationen. Då lade vi upp all HR-information och andra stödprocesser på intranätet, liksom våra lednings- och kvalitetsprocesser, som tidigare varit pärmbundna. Men intranätets innehåll var inte komplett och vi hade svårt att säkerställa dokumentens relevans och aktualitet. Dessutom var intranätet inte anpassat för mobila enheter. Med vår nya responsiva lösning har medarbetarna allt tillgängligt på mobilen, vilket betyder enormt mycket för vår verksamhet där majoriteten har rörliga arbeten, påpekar André.

Det nya intranätet och dokumenthanteringssystemet lanserades i februari 2024. Att införandet tog lite drygt ett år förklarar André med att nyckelpersonerna har ett stort operativt ansvar som krävde mycket tid under projekttiden.

– Vad man glömmer vid planeringen är att det dyker upp oväntade saker under projektet och att ambitionsnivån oftast växer med uppgiften. Till exempel insåg vi att befintliga process- och styrdokument inte kunde migreras rakt av, utan krävde granskning och redigering innan. Man vill ju att allt som läggs upp är uppdaterat och kvalitetssäkrat. Därför är det bra om man gör en ordentlig inventering först och därefter utformar projektplanen och bemannar projektet, tipsar André.

Högre kvalitet och regelefterlevnad

Förutom nyheter, events, lednings- och stödprocesser – som personalhandbok, IT- och kvalitetsprocesser, arbetsmiljöarbete, ekonomi och fastighetsrutiner – finns ett Dokumentcenter på intranätet. Dokumenten är strukturerade utifrån organisation, policies, rutiner och instruktioner. Alla dokument skapas med hjälp av Wordmallar på intranätet. När ett dokument är färdigskrivet skickas det med automatik för godkännande. Vid godkännande konverteras det automatiskt till en läsbar PDF och publiceras i rätt sektion beroende på dokumentets metainformation. Alla dokumentflöden är utvecklade med Microsoft Power Automate.

– Dokumentlösningen spar oss enormt mycket tid och arbete samtidigt som vi får total kontroll över alla dokument och processer. Nu har vi en bra systematik med tydlig versionshantering och automatiserade flöden för mallbaserat skapande, godkännande, publicering, revision och arkivering. Lösningen ger oss betydligt högre tillgänglighet till och spridning av den information som publiceras. I förlängningen leder det till högre regelefterlevnad och kvalitet i våra tjänsteutföranden, framhåller André. 

Minsta processförändring piper till i mobilen

För att säkerställa att alla berörda medarbetare håller sig uppdaterade om viktiga förändringar av externa och interna regler, processer och rutiner får de en notifiering så fort ett styrande dokument uppdateras.

– Den här funktionaliteten gör det väldigt svårt för någon att missa förändringar och uppdateringar och även om man är sjuk när det händer något så ligger notifieringarna kvar på den personliga startsidan, förklarar André och tillägger:

– Medarbetarna upplever att de är bättre informerade idag, vilket skapar ökad delaktighet, trygghet och säkerhet. Vi ser en större interaktion på intranätet och många uppskattar att det är så mycket enklare och bekvämt att hitta all information på ett enda ställe. Information som dessutom går att lita på.