Effektivare boendeadministration på Stora Sköndal med nytt stödsystem

– Vi spar mycket tid och har fått bättre kontroll och uppföljning med det nya stödsystemet Curbit. Tidigare sköttes delar av administrationen och framtagandet av fakturaunderlag med olika lösningar och mycket handpåläggning. Nu kan vi hantera i stort sett samtliga processer kring boendeadministrationen i samma system. Lösningen är också betydligt mer användarvänlig jämfört med föregångaren, vilket innebär att våra administratörer och chefer kan sköta det mesta i systemet själva idag. Det frigör tid för oss på ekonomifunktionen, säger Niklas Nilsson, Business Controller på Stora Sköndal.

Från stelbent tidstjuv till flexibel faktureringsmotor

Stora Sköndal är en icke-vinstutdelande stiftelse som bland annat arbetar med vård, omsorg, utbildning och forskning och verkar i Stockholmsområdet. Verksamheten drivs främst i Sköndal, men även i Nacka och Vällingby för människor med särskilda behov. I dag ryms allt från äldreomsorg, för- och högskola, ensamkommande flyktingbarn, neurologisk rehabilitering och människor med funktionsnedsättning i stiftelsens verksamhet. Stora Sköndal ligger också bakom initiativet Framtidens Stora Sköndal med syfte att skapa en stadsdel med fokus på hållbarhet, miljö, delningsekonomi och gemenskap i boendet.

För boendeadministrationen användes tidigare ett äldre egenutvecklat stödsystem. När en plats övergår till en ny boende tecknas avtal med den kommunala uppdragsgivaren och den boende kring eventuell hyra. Därefter registreras personen i systemet och faktureringsrutiner upprättas. Det ska bland annat skapas underlag för månatliga faktureringar till både uppdragsgivaren och den boende.

Det är en relativt komplex administration kring boendet och faktureringen med många regler och villkor, tillval och andra parametrar som ska registreras för de olika parterna. I det tidigare systemet stöddes inte alla processer. Till exempel sköttes boenderegistreringen och en del av faktureringen med hjälp av Excel-baserade formulär och rapporter. Det tidigare stödsystemet saknade också bra koddokumentation och behörighetskontroll samt vissa analys- och rapportfunktioner. Ledningen bestämde därför 2018 att byta ut systemet och anlitade Precio Fishbone för att få hjälp att utveckla ett nytt. Curbit driftsattes 2020.

– Det gamla systemet skapade merarbete och osäkerhet. Det kunde lätt bli fel då systemet hanterade data på ett inkonsekvent sätt. Vi saknade också många funktioner. Därför var det en stor lättnad när det nya systemet rullades ut i organisationen. Med något enstaka undantag kan vi nu hantera alla processteg i ett gemensamt system, från registrering av boende till framtagande av faktureringsunderlag, konstaterar Niklas.

Säkrare och enklare system frigör tid och resurser

En viktig pusselbit i utvecklingen av det nya stödsystemet har varit att säkerställa en hög säkerhets- och sekretessnivå. Bland annat för att uppfylla GDPR och skydda de boendes personliga integritet.

– Med Curbit har vi fått en kraftfull och rollbaserad åtkomstkontroll som säkerställer att ingen användare får tillgång till annan information än de har behörighet för. Användarnas ansvarsområden och attesträtt framgår också tydligt i systemet. Dessutom är Curbit mycket robust och har en väl utvecklad arkitektur som gör att vi känner oss trygga med att resultat och underlag är korrekta. Det minskar mycket av tiden som tidigare gick åt till avstämningar, korrigeringar och felhantering, understryker Niklas.

På grund av otydligheten och komplexiteten i det tidigare systemet fick Niklas och andra controllers regelbundet rycka ut och hjälpa chefer och administratörer att ta fram underlag och rapporter. Idag klarar användarna att lösa de flesta uppgifterna i systemet själva. Kollegorna på ekonomifunktionen får nu mer tid över åt andra uppgifter som analyser och uppföljningar av beläggning och ekonomi.

– Överlag har vi fått bättre ordning och reda med det nya systemet. Det har blivit lättare att filtrera fram information om till exempel uppdragsgivare för att se vilka boende och avtal som hör till en viss kommun. Med nya verktyg och rapportfunktioner kan vi också göra djupare analyser av beläggning, intäktsflöden, avvikelser med mera. Det skapar nya möjligheter till förbättringar, framhåller Niklas.

Testdriven utveckling säkerställer framgångsrikt införande

För att minimera driftstörningar under införandet av Curbit valde Precio Fishbones utvecklingsteam att tillämpa så kallad testdriven utveckling. Det innebär att testprogram av systemets funktioner skapas och körs i utvecklingsmiljön innan komponenterna utvecklas och inför varje förändring av systemet.

– Det är en väldigt säker och samtidigt snabb utvecklingsmetod som säkerställer att nya systemförändringar inte slår ut viktig funktionalitet i andra kringliggande system. Vi har också lagt in en avvikelselogg i Curbit, vilket saknades tidigare. Med den kan vi fånga upp och åtgärda eventuella fel och brister som inte visat sig under testkörningarna, poängterar Karin Lundberg, projektledare för Curbit på Precio Fishbone.