Energimyndigheten vässar kvaliteten och spar tid med sin virtuella medarbetare

– Med vår nya virtuella medarbetare, roboten Arne, sparar vi nästan en veckas jobb för oss på ekonomienheten bara på en rapportrutin. Förutom att vi slipper tråkigt repetitivt arbete innebär det också att vi med robotens hjälp får mer tid över till mer kvalificerade uppgifter. Dessutom ökar kvaliteten och säkerheten i underlagen och bokföringen eftersom en robot aldrig gör fel, säger Ida Edling, Projektekonom på Energimyndigheten.

Snabbare och säkrare rapportering

Energimyndigheten bidrar med fakta, kunskap och analyser om tillförsel och användning av energi och arbetar för en trygg energiförsörjning. Myndigheten stöttar forskning om framtidens fordon och bränslen, förnybara energikällor och smarta elnät samt bidrar till att innovationer och ny teknik kommersialiseras och exporteras. Dessutom ansvarar Energimyndigheten för Sveriges officiella statistik på energiområdet, hanterar elcertifikatsystemet och handeln med utsläppsrätter och deltar i internationella klimatsamarbeten.

Flera av myndighetens projekt och utredningar sker med hjälp av EU-finansierade medel, vilka bland annat hanteras av Tillväxtverket. Stödfinansieringen kräver bland annat månatliga ombokningar av medarbetarnas nedlagda tid och projektkostnader. I början på 2020 konsulterade Energimyndigheten Precio Fishbone för att få hjälp med att automatisera flera av myndighetens processer med hjälp av Robotic Process Automation, RPA. Rapportrutinen kring de EU-finansierade projekten blev den första processen att automatisera.

– Vi tittade på många processer och valde denna för att det var en relativt enkel och regelstyrd process att komma igång med. Pilotprojektet har fallit väl ut, men med facit i hand tror vi att det hade varit bättre att starta med en process som sker oftare än en gång i månaden. Vi kommer därför att starta upp nya processer inom kort, där vi kan följa robotens arbete nästan dagligen. Ledningen ser automation som en strategisk satsning för att effektivisera verksamheten, berättar Roger Haapaniemi, Sektionschef för Energimyndighetens IT-förvaltning.

Rapportrutinen kartlades under ett antal workshops, ledda av Precio Fishbones RPA-experter. Därefter kunde roboten programmeras av Precio Fishbone för att utföra processen utan manuell inblandning. I grova drag handlar det om att roboten först hämtar nedlagd tid per person för olika projekt ur affärssystemet Unit4 ERP/Agresso. Därefter importeras projekttiden in i Excel där de tidsrelaterade projektkostnaderna beräknas och sammanställs tillsammans med tidrapporterna. Slutligen går roboten in i affärssystemet igen och bokar om de projektrelaterade lönekostnaderna till projektkostnader.

– De underlag som roboten Arne producerar rapporterar vi sedan till Tillväxtverket. Rapportrutinen omfattar totalt 14 EU-finansierade projekt. I varje projekt arbetar mellan 5 till 10 personer. Det är väldigt mycket uppgifter och beräkningar som vi tidigare var tvungna att göra manuellt. Vi var fem personer på ekonomienheten som i slutet av varje månad arbetade i flera dagar med att ta fram underlagen och boka om lönekostnaderna. Idag tar det högst någon timme för oss att sammanställa underlagen, konstaterar Ida.

Ingen övertid och helt personoberoende

En RPA-robot kallas ofta för en digital eller virtuell medarbetare eftersom den vanligtvis utför arbetsuppgifter som tidigare hanterades manuellt. Det går också att kommunicera med den via e-post, vilket förstärker de personliga attributen. På Energimyndigheten aktiveras processerna genom schemaläggning via Windows Task Scheduler eller att någon skickar ett mejl till roboten med startinstruktioner.

– Det är mycket enkelt att starta en process. Vi skickar bara ett mejl med texten ”Starta processen” till Arne. Roboten känns verkligen som en i laget! Den finns till och med i vårt personalregister och har ett eget användarkonto. Skillnaden är förstås att roboten kan arbeta dygnet runt, alla dagar på året, utan lön eller övertidsersättning. Med Arnes hjälp kan vi dessutom göra många arbetsmoment och kompetensområden helt personoberoende, poängterar Ida.

Säkrare betalningar med robotkontroll

Ida berättar att det finns många regelstyrda och repetitiva processer på ekonomienheten som kan automatiseras med hjälp av roboten. Till exempel funderar de på att låta Arne hantera attestrutiner och sammanställning av andra typer av tidrapporter i Excel. En automatisering som redan är under utveckling är den kontroll av plus- och bankgironummer som ekonomienheten gör inför utbetalningar.

– Vi gör manuella stickprover av de plus- och bankgironummer som vi ska betala till för att se att de stämmer och är aktiva. Det kan ske bedrägerier på det här området eller så kan någon hos oss ha knappat in fel nummer. Ett PG- eller BG-konto kan också ha inaktiverats. Det är en tidskrävande process och med Arnes hjälp kan vi dels spara tid, dels säkerställa att alla nummer alltid är korrekta, understryker Ida.