Energimyndigheten vässar kvaliteten och spar tid med sin virtuella medarbetare

– Med vår virtuella medarbetare, roboten Arne, sparar vi nästan en hel veckas jobb för oss på ekonomienheten bara på en rapportrutin. Förutom att vi slipper tråkigt återkommande arbete innebär det också att vi med robotens hjälp får mer tid över till mer kvalificerade uppgifter. Dessutom ökar kvaliteten och säkerheten i underlagen och bokföringen eftersom en robot aldrig gör fel, säger Ida Edling, Projektekonom på Energimyndigheten.

Strategisk satsning för ökad effektivitet och produktivitet

Energimyndigheten bidrar med fakta, kunskap och analyser om tillförsel och användning av energi och arbetar för en trygg energiförsörjning. Myndigheten stöttar forskning om framtidens fordon och bränslen, förnybara energikällor och smarta elnät samt bidrar till att innovationer och ny teknik kommersialiseras och exporteras. Dessutom ansvarar Energimyndigheten för Sveriges officiella statistik på energiområdet, hanterar elcertifikatsystemet och handeln med utsläppsrätter och deltar i internationella klimatsamarbeten. 

Flera av myndighetens projekt och utredningar sker med hjälp av EU-finansierade medel, vilka bland annat hanteras av Tillväxtverket. Stödfinansieringen kräver bland annat månatliga ombokningar av medarbetarnas nedlagda tid och projektkostnader. För några år sedan anlitade Energimyndigheten Precio Fishbone för att få hjälp med att automatisera flera av myndighetens processer med hjälp av Robotic Process Automation, RPA. Rapportrutinen kring de EU-finansierade projekten blev den första processen att automatisera.

– Vi tittade på många processer och valde denna för att det var en relativt enkel och regelstyrd process att komma igång med. Pilotprojektet föll väl ut och ledningen ser automation som en strategisk satsning för att effektivisera verksamheten, berättar Roger Haapaniemi, Enterprisearkitekt & EA-samordnare på Energimyndigheten.

Snabbare och säkrare rapportering och ekonomihantering

Rapportrutinen för EU-projekten kartlades under ett antal workshops, ledda av Precio Fishbones RPA-experter. Därefter kunde roboten programmeras av Precio Fishbone för att utföra processen utan manuell inblandning. I grova drag handlar det om att roboten först hämtar nedlagd tid per person för olika projekt ur affärssystemet Unit4 ERP/Agresso. Därefter importeras projekttiden till Excel där de tidsrelaterade projektkostnaderna beräknas och sammanställs tillsammans med tidrapporterna. Slutligen går roboten in i affärssystemet igen och bokar om de projektrelaterade lönekostnaderna till projektkostnader.

– De underlag som roboten Arne producerar rapporterar vi sedan till Tillväxtverket. Rapportrutinen omfattar totalt 14 EU-finansierade projekt. I varje projekt arbetar omkring 5 till 10 personer. Det är väldigt många uppgifter och beräkningar som vi tidigare var tvungna att göra manuellt. Vi var då fem personer på ekonomienheten som i slutet av varje månad arbetade i flera dagar med att ta fram underlagen och boka om lönekostnaderna. Idag tar det högst någon timme för oss att sammanställa underlagen, konstaterar Ida.

Ida berättar att det finns många regelstyrda och repetitiva processer på ekonomienheten som kan automatiseras. Till exempel har de med Arnes hjälp automatiserat sammanställningar av andra projektbaserade tidrapporter samt attestrutiner för och kontering av respektive projekts lönekostnader i affärssystemet. Attestrutinerna hanteras via e-post där de projektansvariga får ett mejl från Arne innehållande en PDF-fil med en sammanställning över redovisade projekttimmar och relaterade lönekostnader. I mejlet finns två knappar för att godkänna alternativt inte godkänna rapporten.

En annan ekonomi- och rapporteringsprocess som automatiserats är Energimyndighetens rapportering till det statliga redovisningssystemet Hermes. Systemet syftar till att stödja regeringen i budgetarbetet och i uppföljningen och utvärderingen av statens olika verksamheter. Alla myndigheter måste till exempel rapportera om planerade investeringar till Hermes.

RPA-processen kring Hermesrapporteringen går ut på att Arne går in i affärssystemet och kontrollerar eventuella differenser mot andra datakällor för berörda konton under en specifik period. Vid differens går ett mejl ut till rätt beslutsfattare som får undersöka och justera avvikelsen. Efter slutförd kontroll sammanställs alla konton som stämts av i en gemensam fil för rapportering in i Hermes.

Ingen övertid och helt personoberoende

En RPA-robot kallas ofta för en digital eller virtuell medarbetare eftersom den vanligtvis utför arbetsuppgifter som tidigare hanterades manuellt. Det går också att kommunicera med den via e-post, vilket förstärker de personliga attributen. På Energimyndigheten aktiveras processerna genom schemaläggning via Windows Task Scheduler eller att någon skickar ett mejl till roboten med startinstruktioner. 

– Det är mycket enkelt att starta en process. Vi skickar bara ett mejl med texten ”Starta processen” till Arne. Roboten känns verkligen som en i laget! Den finns till och med i vårt personalregister och har ett eget användarkonto. Skillnaden är förstås att roboten kan arbeta dygnet runt, alla dagar på året, utan lön eller övertidsersättning. Med Arnes hjälp kan vi dessutom göra många arbetsmoment och kompetensområden helt personoberoende, poängterar Ida. 

Säkrare betalningar med robotkontroll

En automatisering som inte bara spar myndigheten tid och utan också mycket pengar och onödigt merarbete är den kontroll av plus- och bankgironummer som ekonomienheten gör inför utbetalningar. 

– Vi gör manuella stickprover av de plus- och bankgironummer som vi ska betala till för att se att de stämmer och är aktiva. Det kan ske bedrägerier på det här området eller så kan någon hos oss ha knappat in fel nummer. Ett PG- eller BG-konto kan också ha inaktiverats. Det är en tidskrävande process och med Arnes hjälp kan vi dels spara tid, dels säkerställa att alla nummer alltid är korrekta, understryker Ida. 

Automatisering rustar inför extrema belastningar

Inom ramen för Energimyndighetens uppdrag utfärdar de något som kallas för ”ursprungsgarantier”. Detta är ett elektroniskt dokument som visar och garanterar energikällan för den el som elproducenter och elhandelsföretag erbjuder. Ursprungsgarantier kan utfärdas för all typ av elproduktion, som till exempel sol-, vind- och kärnkraft.

En stor del av elproducenternas och elhandelsföretagens ansökningar om ursprungsgarantier för solkraft saknar uppgifter eller är felaktigt ifyllda. Handläggarna behövde tidigare lägga mycket tid på att begära in kompletteringar. Myndigheten såg därför stora fördelar med att automatisera denna process. Dessutom har hittills bara cirka 20 procent av alla solcellsanläggningar i Sverige ansökt om ursprungsgarantier, vilket gjort automatiseringen än mer angelägen. Med den driftsatta RPA-processen står nu myndigheten betydligt bättre rustad att hantera en eventuell anstormning av ansökningar.