När du migrerar till Microsoft SharePoint Online finns det några punkter du bör vara uppmärksam på för att underlätta övergången och för att undvika vanliga utmaningar.
Vi har listat de fem viktigaste.
Du måste till att börja med ha en grundläggande förståelse för hur saker och ting fungerar. Ta dig tid att lära dig grunderna i SharePoint Online. Förstå hur webbplatser och teamwebbplatser fungerar, hur de hänger ihop, samt hur filhantering och behörigheter är strukturerade.
När du fått en förståelse för plattformen, dess funktioner och möjligheter bör du fundera på hur det kan stödja dig/din verksamhet. Ska ni använda den för samarbete eller kommunikation eller kanske både och? Vilka målgrupper är i fokus och vilka funktioner är mest lämpade för varje målgrupp?
Att du förstår hur det fungera och hur strukturen ser ut är en sak, men du måsta utbilda dina användare ordentligt i SharePoint Online-funktionaliteten. Det hjälper till att minska motståndet mot förändring och säkerställer att de kan dra nytta av plattformens fördelar.
Kommunicera tydligt om övergången till SharePoint Online. Förklara fördelarna, målbilden med att använda SharePoint som verktyg, hur det kommer att stödja användarna, svara på frågor som användarna kan ha en tydlig bild och utbildning är en viktigt för att det införandet ska bli så bra som möjligt.
Se till att du har en tydlig strategi för att överföra befintliga data och dokument till SharePoint Online. Du bör också fundera på vilka dokument som inte ska flyttas till SharePoint.
Testa överföringsprocessen noggrant för att undvika förlust av data eller dubbletter.
Skapa en strukturerad filstruktur och använd metadata effektivt för att organisera dokumenten. En förvirrad eller ostrukturerad filstruktur kan leda till problem med att hitta och hantera dokument.
Hantera behörigheter noga. Se till att endast behöriga användare har åtkomst till specifika dokument eller webbplatser för att säkerställa dataskydd och integritet.
Implementera säkerhetspolicyer och åtkomstkontroller för att skydda känslig information. Se till att dessa är klart definierade och genomförda.
Hantera förväntningarna och involvera användarna i förändringsprocessen. Ge support och feedbackmekanismer för att hantera eventuella problem eller frågor som uppstår.
Utvärdera regelbundet plattformens användning och prestanda. Identifiera och åtgärda eventuella problem eller ineffektiva processer för att förbättra användarupplevelsen.
Nu är du förberedd för att påbörja resan in i SharePoint Online!
Med Microsoft Power Apps och Power Automate har HSB Göteborg effektiviserat sina inspektioner. Genom smarta mobilappar utförs kontroller av undercentraler och tvättstugor snabbt, effektivt och med fullständig dokumentation.
– Det är en stor tidsbesparing samtidigt som kvaliteten i kontrollerna stärks, säger Annika Osbjer, Verksamhetsutvecklare förvaltning på HSB Göteborg.
Föreställ dig att du är mitt i en viktig kundpresentation när ditt system plötsligt kraschar och lämnar rummet i pinsam tystnad. Eller kanske förlorade du en stor affär för att din konkurrent kunde svara snabbare tack vare deras effektiva, automatiserade processer.
Dessa situationer är inte ovanliga utan tecken på ett större problem: föråldrad teknik.
Äldre system, som känns "säkra" och bekanta, kan långsamt underminera din produktivitet och konkurrenskraft.
Kodgranskning är avgörande för att säkerställa hög kodkvalitet, men kan vara tidskrävande. Genom att använda AI i Azure DevOps kan vi nu automatisera granskningen och spara tid.
I den här artikeln ser vi hur OpenAI kan integreras i pipelines för att effektivisera processen och ge snabb återkoppling, utan att kompromissa med kvaliteten.
