Flexibelt intranät når fler i Landskrona

– Vårt nya intranät ger oss möjlighet att förbättra den interna kommunikationen, kunskapsdelningen och sammanhållningen över förvaltningsgränserna. En av de stora vinsterna är att fler medarbetare kan komma åt intranätet idag. Att vi kan målgruppsanpassa innehållet gör det också mer relevant för dem. Den nya plattformen är mer kostnadseffektiv än vår tidigare lösning och har betydligt bättre förvaltnings- och livscykelfunktionalitet. Jag upplever också att redaktörerna gillar flexibiliteten med det nya intranätet, till exempel att de kan väva in formulär direkt på en sida. Det känns som ett mer levande intranät nu, säger Malin van 't Wout, kommunikatör i Landskrona stad.

Kostnadseffektiv lösning

Landskrona stad, som ligger i Skåne, är en av Sveriges sydligaste kommuner. Kommunen har drygt 46000 invånare och sysselsätter cirka 3500 medarbetare som arbetar i åtta olika förvaltningar. Landskrona har också ett antal kommunala bolag.

Kommunens tidigare intranät och externa webbplats baserades på Episerver. När Microsoft 365 och Teams infördes på bred front började staden se över lösningen. Under hösten 2021 påbörjades ett antal förstudier. Bland annat genomförde man intervjuer med flera kommuner och leverantörer. Detta för att få en bra bild av vad andra har gjort och vad som finns på marknaden. Detta gav Landskrona en god uppfattning om hur de ville forma om sitt intranät och vilken lösning som passade dem bäst.

– Efter vår analys kom vi fram till att den lösning som bäst uppfyllde behoven var att bygga ett standardbaserat intranät på SharePoint. I och med att vi något år tidigare hade infört Microsoft 365 och Teams i samtliga förvaltningar var vår IT-miljö också förberett för SharePoint. Precio Fishbone hade tidigare visat oss hur man kan integrera Microsofts Viva Connections i Teams. Detta tyckte vi lät som en bra lösning eftersom många medarbetare börjar sin dag med Teams. Dessutom blev det inga ökade kostnader för Viva Connections då det ingår i vår Microsoft 365-licens, poängterar Malin.

Landskrona hade tidigare arbetat med Precio Fishbone och kände sig trygga med den kompetens och leverans som företaget erbjöd. Därför valde de att gå vidare med Precio Fishbones förslag. Utvecklingsarbetet startade i februari 2022 och intranätet lanserades i augusti samma år.

Mer meningsfull och sammanlänkande kommunikation

Internt tog projektet sammanlagt ett år – från förstudie till lansering. Det var ett omfattande arbete där redaktörerna i kommunen fick gå igenom och flytta all information. Tidigare hade varje förvaltning ett eget intranät, men i det nya har alla samma ingång.

– Genom att målgruppsstyra både nyheter och innehållssidor blir det så relevant som det kan bli för medarbetarna. Nu tar alla medarbetare del av samma basstruktur och det binder samman organisationen bättre, framhåller Malin.

Ökad tillgänglighet

Malin berättar att de med Viva bäddat in det nya intranätet på en egen flik i Teams. Det har förbättrat tillgängligheten till intranätets resurser. Framförallt för medarbetare som saknar egen dator. Med SharePoint har de också kunnat integrera hela Microsoft 365 med intranätet på ett effektivt sätt.

– Den smidiga integrationen mellan SharePoint och Teams har gjort att vi nu har möjlighet att nå dem som främst använder telefonen i arbetet. Många medarbetare använder Teams som sitt primära arbetsverktyg. Att vi nu har en genväg till intranätet förenklar även för dem, förklarar Malin.

Ständigt aktuell information

Ett av kraven i upphandlingen av plattformen var att den skulle innehålla en enkel, men pålitlig, livscykelfunktionalitet. Syftet var att inget innehåll skulle hinna bli inaktuellt. Därför har ett Power Automate-flöde skapats. Flödet håller koll på intranätets sidor och informerar ansvariga redaktörer om något innehåll behöver ses över eller uppdateras.

– Det har blivit mycket enklare att publicera, administrera och underhålla intranätet. Det leder till att mer information publiceras idag och att informationen är ständigt aktuell. Det skapar ett mer attraktivt, relevant och engagerande intranät, konstaterar Malin.