HSB håller koll på maskinerna med Power Apps och Power Automate

– Tidigare genomfördes dokumentationen med block och penna. Det innebar att efter slutförd inspektion behövde våra medarbetare leta upp en dator för att fylla i ett formulär. Det fanns ingen automatik alls. Inspektionsprotokollet fick sedan sparas manuellt för rätt kund och i rätt mapp, säger Annika Osbjer, Verksamhetsutvecklare förvaltning på HSB Göteborg, och fortsätter:

– Med apparna kan nu våra medarbetare i stället sköta hela dokumentationen på plats via mobilen, till exempel i en tvättstuga. När inspektionen avslutats genereras rapporten och hamnar i rätt mapp automatiskt. Det är en stor tidsbesparing samtidigt som kvaliteten i kontrollerna stärks.

Inspektionsapp spar tid och pengar

HSB är Sveriges största bostadskooperation med mer än 650 000 medlemmar. HSB Göteborg är en av kooperationens 25 regionala föreningar och har drygt 76 000 medlemmar samt förvaltar cirka 36 000 lägenheter i 360 bostadsrättsföreningar och 1600 hyreslägenheter.

En av föreningens tjänster är förvaltning av bostadsrättsföreningarnas tvätt-, värme-, el- och ventilationssystem med mera. I detta ingår bland annat regelbundna inspektioner av undercentraler och maskinerna i tvättstugor för att upptäcka fel och brister.

För ett par år sedan beslöt HSB Göteborg att digitalisera hela inspektionsprocessen för att effektivisera och förbättra genomförandet, dokumentationen och uppföljningen av kontrollerna. Precio Fishbone anlitades för att utveckla en mobilapp för kontroll och dokumentation av undercentraler. Införandet slog väl ut, vilket ledde till att ytterligare en mobilapp för inspektion av tvättstugor utvecklades under våren 2024.

– Vi såg efter en tids användande av den första appen att vi sparade mycket tid och därmed kostnader vid varje inspektion. Dessutom är det mycket lättare att hålla ordning och reda med en fullständigt digitaliserad och delvis automatiserad process, från inspektion till dokumenthantering. Det kändes därför som ett naturligt nästa steg att utveckla en liknande lösning för tvättstugekontrollerna, förklarar Annika.

Bättre rapporter till kunderna

Apparna är utvecklade i Microsoft Power Platform med Power Apps och Power Automate. De innehåller ett antal checklistor som HSB:s medarbetare stegvis klickar sig igenom under en inspektion. När kontrollen är slutförd och användaren trycker på Klar genereras ett inspektionsprotokoll i både Word- och PDF-format. Då systemet är integrerat med HSB:s SharePointbaserade dokumenthanteringssystem sparas dokumenten automatiskt i rätt kunds dokumentmapp.

– Införandet av apparna, i kombination med att vi utökat utbildningsinsatserna kring den här typen av kontroller, resulterar i en mer proaktiv teknisk förvaltning. Tack vare enkelheten och tidsbesparingen har vi blivit mycket bättre på att dokumentera och följa upp kontrollerna. Lösningen innebär också att kunderna får bättre, mer enhetliga och tydligare rapporter, konstaterar Annika.

Utmaning att minimera antalet ”klick”

En av de större utmaningarna under utvecklingsarbetet har varit att hålla ned antalet kommandon i apparna. Med tanke på att inspektionerna görs ute på fältet, i ofta trånga och stökiga miljöer, är det viktigt att appen är lättanvänd och att inspektionen går snabbt att genomföra.

– Det var en stor uppgift att minimera antalet ”klick” i framför allt appen för tvättstugor. Det beror bland annat på att en tvättstugekontroll rymmer så många dimensioner. En bostadsrättsförening kan ha flera tvättstugor och dessa innehåller ett varierande antal maskiner. Till exempel har vår största kund 38 tvättstugor. Då sväller både komplexiteten i utförandet och volymen på dokumentationen, vilket också är en utmaning då vi vill att rapporten ska vara enkel för kunderna att läsa. Jag tycker dock att vi, tillsammans med Precio Fishbones apputvecklare, löst det på ett bra sätt, påpekar Annika.