Mallar vässar Västra Götalandsregionens varumärke, kommunikation och effektivitet

– Med Precio Fishbones hjälp har vi utvecklat mallar, med anpassade funktioner och tjänster, för både publika webbplatser och intranät. Mallarna hjälper våra redaktörer att skapa nya webbplatser och gör så att vi får en tydligare, renare och mer enhetlig kommunikation. Dessutom blir utveckling, underhåll och förvaltning av vår webb mer kostnadseffektiv, säger Barbro Lindh, Digital strateg på Västra Götalandsregionens Digitaliseringsenhet.

Strömlinjeformad webbproduktion och kommunikation

Västra Götalandsregionen (VGR) är en av Sveriges största arbetsgivare med omkring 55000 anställda fördelade på drygt 50 olika förvaltningar och bolag. Exempel på förvaltningar är regionens sjukhus, Sahlgrenska Universitetssjukhuset , Närhälsan, Folktandvården, Folkhögskoleförvaltningen och Koncernkontoret. Bland bolagen finns Göteborgsoperan, Turistrådet Västsverige och Västtrafik.

Sedan 2016 har VGR successivt migrerat och konsoliderat regionens samtliga intranät- och webbplatser till en gemensam Episervermiljö. En viktig del i detta arbete har varit att strömlinjeforma, integrera och harmonisera all kommunikation inom regionen. Tidigare var kommunikationen och utseendet på både intranät och publika sajter relativt spretigt. Flera förvaltningar använde egna CMS- och systemplattformar och gemensamma resurser utnyttjades inte optimalt. Webb- och kommunikationsstrukturen kostade mycket både i förvaltning och utveckling, samtidigt som VGR:s gemensamma profil och identitet inte kommunicerades på ett enhetligt sätt. För att effektivisera och harmonisera webbproduktion och kommunikation har ett 20-tal kraftfulla mallar med inbyggda funktioner och tjänster utvecklats.

– Bland de första att använda de nya mallarna var Västarvet som 2016 påbörjade arbetet att bygga om de publika sajterna. Sedan dess är det i princip obligatoriskt för alla förvaltningar att använda mallarna när de skapar nya eller förändrar sina webbplatser. Mallarna är så pass flexibla och generösa att redaktörerna kan skapa unika webbplatser och intranät, som visar förvaltningarnas olikheter, samtidigt som regionens gemensamma profil och identitet känns igen. På detta sätt kan vi både effektivisera och hålla ihop regionens sajter utseendemässigt och kommunikativt, poängterar Barbro.

När en ny webbplats ska skapas eller ändras finns mallar för ett antal basfunktioner och sidtyper att tillgå. Redaktören väljer vad i mallen som behövs för den aktuella webbplatsen. Vid skapandet av en ny instans av VGR:s intranät är det viktigt att regionens gemensamma nyheter, riktlinjer, kvalitetsstöd och andra sammanlänkande resurser ingår. Därutöver kan förvaltningen skapa egna sidor, block och forum samt integrera egna tjänster och samarbetsverktyg med mera.

– Förvaltningar och bolag som vill ha större frihetsgrader kan beställa egna utseendeteman. De kan ändå använda befintliga mallar och funktioner för att på så sätt ta del av vår gemensamma förvaltning och utveckling, säger Lars Thor, ansvarig för webbplattformen på VGR.

Gemensam utveckling befruktar hundratals webbplatser

Standardiseringen av hela intranät- och webbmiljön har även lett till en mer kostnadseffektiv support, förvaltning och vidareutveckling.

– Då snart alla webbplatser är byggda på samma plattform och mallar kommer den centralt styrda vidareutvecklingen av plattformen, funktionaliteten och mallarna hela regionen till gagn. Den enhetliga miljön ger oss effektivitetsvinster och risken att samma funktion utvecklas på flera ställen elimineras. Mer resurser kan istället läggas på att utveckla nya funktioner som kan användas på de hundratalet sajter som finns i regionens förvaltning och bolag. Om till exempel en förvaltning efterfrågar en viss funktionalitet som vi bedömer har nytta för fler verksamheter så utvecklar vi den, förklarar Barbro.

3500 redaktörer håller liv i VGR:s webbfamilj

Totalt finns det omkring 3500 redaktörer som med hjälp av mallarna skapar och publicerar innehåll på VGR:s webbplatser och intranät. För att säkerställa en effektiv, enhetlig och självgående innehållsproduktion har VGR:s Digitaliseringsenhet utvecklat en redaktörsutbildning.

– Det finns inget formellt utbildningskrav för att få använda plattformen och mallarna, men vi rekommenderar att redaktörerna deltar i vår interna webbutbildning innan de använder plattformen. Utbildningen minskar behovet av support och bidrar till att öka effektiviteten, enhetligheten och tydligheten i regionens interna och externa kommunikation. För att ytterligare underlätta redaktörernas arbete försöker vi att renodla administratörsgränssnittet och dess funktioner, berättar Barbro.