Mer tid för kärnverksamheten med ny dokumenthantering på LRF

– Med det nya dokumenthanteringssystemet kan vi effektivisera våra informations- och arbetsprocesser betydligt. Målsättningen med satsningen är bland annat att minska resurs- och tidsslöseri samt öka kvaliteten i och pålitligheten till, liksom vår kompetens kring och kontroll över, alla dokument. Från vår tidigare decentraliserade och ad hoc-baserade dokumenthantering, där det var svårt att hitta information, har vi nu ett centralt, transparent och välstrukturerat system med gemensamma riktlinjer. Detta kommer att minska tiden vi lägger på att hitta information och hålla dokument uppdaterade samt administrera olika informations- och beslutsprocesser, vilket ger oss mer tid för kärnverksamheten, säger Johan Papp, Ledningsstöd IT, på LRF.

Vildvuxen dokumenthantering krävde krafttag

LRF är en partipolitiskt obunden intresse- och företagarorganisation för jord- och skogsbrukare. Förbundet, med sina 128 000 medlemmar och 11 300 förtroendevalda, verkar för att förbättra möjligheterna och villkoren för företag och företagare som har sin bas inom jord, skog, trädgård och landsbygdens miljö. Av LRF:s medlemmar är 65 000 företagare som tillsammans står för cirka 4 procent av Sveriges BNP.

För att samla, stödja, inspirera och fånga upp medlemmarnas intressen och önskemål är LRF:s verksamhet organiserad i 929 lokalavdelningar samt i ungdoms- och kommunala grupper. Det är regionstämmorna som behandlar och beslutar om de frågor (motioner) som medlemmarna, genom årsmöten i lokalavdelningarna och LRF Ungdomen, vill att LRF ska driva regionalt eller på en högre nivå. Högsta beslutande organ är riksförbundsstämman, vars 150 fullmäktige väljs av regionstämmorna och organisationsmedlemmarna. LRF bedriver också ett antal affärsverksamheter, som Sigill Kvalitetssystem och LRF Ventures, där alla bolag har det gemensamma målet att skapa nytta för medlemmarna.

Det är en komplex, regel- och stadgestyrd organisation, med många operativa enheter och beslutsorgan. För att hålla allt i schack krävs en mängd olika styrande och andra typer av dokument samt effektiva process- och beslutsflöden. Bara hanteringen av motioner och yttranden inför varje riksförbundsstämma är en mycket tidskrävande och komplicerad process, som till stor del skötts manuellt tidigare.

– För ett år sedan beslöt vi att se över våra dokument och processer då dokumentfloran med åren blivit för vildvuxen och hanteringen ineffektiv. Vi hade inget gemensamt dokumenthanteringssystem för hela förbundet. De lokala enheterna och regionerna hade egna lösningar, utan någon central styrning, lagring eller samordning. Efter en undersökning upptäckte vi också att användarna inte visste hur de skulle samarbeta kring eller dela dokument internt och med omvärlden, berättar Johan och tillägger:

– Vi såg också att kunskapen om, liksom hanteringen av, vissa dokumenttyper och informationsprocesser var alltför personberoende. Läget var bekymmersamt och vi förstod att vi behövde ta ett rejält omtag kring dokumenthanteringen.

Utfallet av den inledande undersökningen ledde till ett projekt för att identifiera behoven av och förutsättningarna för ett nytt dokumenthanteringssystem. Inom ramen för projektet påbörjades även utformningen av nya gemensamma riktlinjer kring hanteringen av och samarbete kring dokument.

– När vi hade behovsbilden klar för oss tittade vi på färdiga dokumenthanteringssystem, men insåg ganska snart att vi inte skulle kunna dra full nytta av systemens breda funktionalitet. Vi behövde en enklare lösning och eftersom vi bara något år tidigare infört SharePoint Online, bland annat som plattform för intranätet, beslöt vi att bygga dokumenthanteringen själva i SharePoint, förklarar Johan.

Ett system som växer med uppgiften

Grunden till det nya SharePointbaserade dokumenthanteringssystemet blev klart under hösten 2023. Precio Fishbone anlitades sedan för att skapa en enhetlig, strukturerad och strömlinjeformad dokumenthantering genom hela organisationen.

– LRF ville bland annat ha vår hjälp med att skapa nya arbetssätt, roller, riktlinjer, mallar, metadata och en effektiv struktur för dokumenthanteringen. Vi började med att ta fram ett Proof of Concept bestående av ett testdokumentcenter, med bland annat vissa policies och arbetsrutiner. LRF gillade konceptet och gav oss klartecken att gå vidare med utvecklingsarbetet där vi strukturerar och skapar flöden för en dokumenttyp i taget, berättar projektledare Karin Lundberg på Precio Fishbone.

– Ända sedan starten har vi strävat efter att jobba agilt och införa den nya lösningen stegvis. Det tror vi ger bäst slutresultat eftersom det ger oss möjlighet att korrigera och förbättra lösningen allteftersom vi lär oss mer och utifrån användarnas återkoppling, poängterar Johan.

I början på 2024 lanserades det nya dokumenthanteringssystemet i hela förbundet. Lösningen är sömlöst integrerad med Microsoft 365 och intranätet, vilket gör det enkelt för användarna att söka efter, komma åt och samarbeta kring dokument.

Hittills har kompletta strukturer och flöden skapats för styrande dokument för HR-policies, mötesprotokoll, LRF:s ställningstaganden, medlemsstatistik och så kallade stämmoböcker. Dokumenten är åtkomliga i pdf-format för hela organisationen i ett onlinebibliotek LRF kallar för Dokumentcenter. Originaldokumenten finns i Wordformat och ligger i en separat lagringsyta med stöd för versionshantering. Dessa filer har endast dokumentens ägare åtkomst till och andra personer som ägarna delat dokumenten med skrivrättigheter till.

Ökad effektivitet, automatisering och tillit

– När allt är klart kommer vi att ha förbundets alla dokumenttyper samlade och tillgängliga på en enda plats. Dessutom med ett tydligt ägarskap för samtliga dokument samt gemensamma och enhetliga riktlinjer och arbetssätt. Det kommer att spara oss mycket tid och pengar samt göra informationen mer lättillgänglig, transparent, pålitlig, säker och uppdaterad, framhåller Johan.

Johan berättar att lösningen leder till en generell ökad effektivitet eftersom användarna inte längre kommer att behöva leta efter information eller ett visst dokument på olika platser. Han menar också att konsolideringen ökar tilliten till informationen då dubbletter och redundant information elimineras:

– Målsättningen är att rensa ut alla dubbletter och redundant information. Vi är inte där än, men det ska inte finnas några dokument på enskilda personers hårddiskar eller molnbaserade lagringsytor. Varje dokument ska finnas i ett enda exemplar i vårt Dokumentcenter och med strikta regler för dokumentvård så att all information hålls uppdaterad. Detta, i kombination med en stringent metadatastruktur och SharePoints smarta sökfunktionalitet, gör att det nu går betydligt snabbare att hitta rätt information och att ta beslut.

Dokumentprocesserna, för bland annat godkännanden och yttranden, byggs av Precio Fishbone med Microsoft Power Automate. Verktyget används också för att automatisera skapandet av listor, rapporter, korsreferenser med mera i LRF:s olika dokumenttyper.

– Mycket av det som vi gör manuellt idag, till exempel vissa rapporter som baseras på en mängd olika datakällor och dokument, kan automatiseras i den nya lösningen. Ett exempel är den årliga hanteringen av inkommande motioner för publicering i vår stämmobok inför riksförbundsstämman. Detta har tidigare krävt flera veckors arbete av en medarbetare. Med den nya lösningen kommer den tiden att kortas ned till dagar samtidigt som arbetet frikopplas från en viss person, konstaterar Johan.