Nytt SharePointbaserat intranät vässar engagemanget på Husqvarna Group

– Bara en månad efter lansering ser vi redan att vår nya moln- och Sharepointbaserade plattform har stärkt engagemanget och intresset för intranätets innehåll. Moderniseringen har förbättrat möjligheterna för medarbetarna att hitta relevant och pålitlig information. Uppgraderingen innebär också stora tekniska förbättringar, med säkrare drift och enklare förvaltning. Dessutom har Precio Fishbone hjälpt oss att skapa ett intranät med den moderna funktionalitet och utseende som vårt varumärke förtjänar. Förbättringarna leder bland annat till högre produktivitet, effektivare internkommunikation och större engagemang, säger Therese Gröndahl, Internal Communications Manager på Husqvarna Group.

Från oreda till redigt arbetsverktyg

334-åringen Husqvarna Group har idag en ledande position inom innovation, tillverkning och försäljning av professionella skogs-, park- och trädgårdsprodukter. Bland produkterna finns robotgräsklippare, motorsågar, trimmers, åkgräsklippare och smarta lösningar för trädgårdsbevattning. Företaget är också ledande inom utrustning och diamantverktyg för bygg- och stenindustrin. Husqvarna Group har cirka 14 400 anställda i 40 länder och säljer sina produkter till konsumenter och professionella användare i mer än 100 länder.

Koncernens tidigare egenutvecklade intranät bestod av en blandning av SharePoint Classic och Modern. Den heterogena lösningen var opraktisk, otydligt strukturerad och saknade tillräcklig intern support och en bra förvaltningsmodell. Dessutom upplevdes intranätet som svårnavigerat, gammalmodigt och oattraktivt.

– Användarna tyckte inte bara att det var svårt att hitta information. De vågade inte lita på den heller eftersom intranätet hade blivit för vildvuxet. Gammal information lades på hög och försämrade sökbarheten och vi saknade gemensamma riktlinjer och processer. Det var ohållbart i längden och därför hög tid att ta ett ordentligt omtag kring intranätet, förklarar Therese.

Då en stor del av Husqvarna Groups samarbetsytor och informationsstruktur var uppbyggt i SharePoint var den mest praktiska vägen framåt att behålla och uppgradera intranätet i SharePoint. Företaget undersökte även andra plattformar, men konstaterade att SharePoint och den projektmodell som Precio Fishbone föreslog var den mest kostnadseffektiva och lämpliga lösningen. Utvecklings- och införandeprojektet startade i början på 2023 och det nya intranätet rullades ut i hela koncernen den 11 oktober.

Resurs- och tidsoptimism utmanade projektet

Husqvarna Group har rensat, uppdaterat och migrerat befintlig information in i en helt ny navigations- och informationsstruktur i SharePoint Online Modern och även skapat mycket nytt innehåll.

– Det har varit ett omfattande men också lärorikt projekt som krävt mycket tid. Initialt var ambitionen att det nya intranätet skulle lanseras till sommaren, men under våren insåg vi att tidplanen var för optimistisk. Våra interna resurser var begränsade och vi kände att arbetet förtjänande den tid som krävs för att få informationsstruktur, layout och funktionalitet förankrat hos alla nyckelpersoner. Vi behövde också mycket tid för att uppdatera gammalt och producera nytt material, säger Therese och tillägger:

– Ett tips till alla som är på gång att bygga ett nytt intranät är att lägga in rikligt med luft i tidplanen, så att besluten hinner mogna och förankras innan det är dags att utveckla och populera intranätet. Det är också viktigt att man tar fram väl genomarbetade projektplaner med tydliga mål och syften samt att man inte snålar med den interna bemanningen för att få det genomslag man önskar med ett nytt intranät.

Therese berättar att de också planerade in många workshops – där behovsanalys, arkitektur, struktur, funktionalitet, utseende med mera diskuterades – under en lite för snäv tidsperiod. Enligt henne hade det varit fördelaktigt att glesa ut dem, så att frågorna hinner redas ut ordentligt och besluten får tid att landa.

– Samtidigt är det viktigt att kunna fatta snabba beslut kring relativt okomplicerade frågor, så att projektet inte stannar upp. I balansen mellan företagets interna förankring och snabbfothet har den externa partnern en viktig roll att spela för att hjälpa till att driva projektet framåt och agera rådgivare, menar Therese.

Ny förvaltningsmodell säkerställer pålitlig information

– Trots vår resurs- och tidsoptimism har dock projektet gått bra och resultatet blev mycket lyckat. Vi fick helt enkelt skjuta fram deadline några månader för att få allt på plats. Den feedback vi har fått från användarna hittills är att det blivit betydligt enklare och går snabbare att hitta information som de har nytta av. De verkar också tycka att intranätet och dess innehåll är modernt och i linje med företagets kultur och varumärke, poängterar Therese.

Förutom en förbättrad sökfunktion samt bättre och strömlinjeformad informations- och navigationsstruktur, som gör det lättare att hitta, har en ny förvaltningsmodell införts som gör informationen mer pålitlig. Förvaltningsmodellen består av både nya rutiner och ny funktionalitet. Bland annat måste den person som publicerar nytt innehåll ange en innehållsansvarig. Det går inte att publicera annars. Det måste också finnas två ansvariga per sajt, ifall någon blir sjuk eller slutar.

– Vår nya förvaltningsmodell gör stor skillnad för innehållets aktualitet, pålitlighet och trovärdighet. Genom att allt innehåll nu ansvaras av någon kan vi säkerställa att det hålls ständigt uppdaterat, förklarar Therese.

Om inga uppdateringar skett inom ett år på en sida eller ett dokument får den innehållsansvarige ett mejl där personen påminns om att granska och uppdatera innehållet. Om en innehållsansvarig slutar måste en ersättare registreras på allt innehåll som är kopplat till denna person.

– Den nya modellen skapar trygghet för våra medarbetare som nu vet att de kan lita på innehållet. Det i sig ökar nyttan med och därmed användningen av intranätet, framhåller Therese.

Påminnelsefunktionen är utvecklad med Microsoft Power Automate, vilket är en av de få anpassningar som gjorts på plattformen. En annan specialutvecklad lösning är en meddelandefunktion som ger Husqvarna Groups kommunikatörer möjlighet att få ut särskilt viktiga och akuta meddelanden till hela eller delar av organisationen. Dessa visas högst upp i webbläsaren. I övrigt är företagets intranät byggt med SharePoints inbyggda standardfunktioner.

Tillgänglighet, targeting och gränssnitt driver engagemanget

I och med uppgraderingen till SharePoint Online Modern blir hela intranätet responsivt och därmed anpassat för alla typer av enheter, inklusive mobiler och läsplattor. Tidigare var det i stort sett bara åtkomligt via webbläsaren på en dator. Idag är det även tillgängligt i Teams. Den nya plattformen ger också företaget möjlighet att anpassa och rikta informationen till specifika målgrupper med hjälp av targetingfunktioner.

– Att medarbetarna nu har hela intranätet tillgängligt var de än befinner sig, via till exempel Teams på mobilen, har stor betydelse för intresset och användarnyttan. Med targeting kan vi också göra informationen mer relevant och intressant för dem. Dessutom hoppas jag att de tycker att det är roligare och mer inbjudande att besöka och ta del av innehållet och diskussionerna på intranätet med det nya mer attraktiva gränssnittet. I kombination med den förbättrade informationskvaliteten och hittbarheten bidrar detta till att stärka organisationens interna stolthet och engagemang, konstaterar Therese.