RCO Group minskar kostnaderna och ökar kontrollen med SharePointbaserat intranät

– Vårt nya SharePointbaserade intranät har stärkt den interna kommunikationen inom och mellan dotterbolagen och skapat en mer sammanhållen, effektiv och strukturerad kommunikation. Nu har vi en gemensam kommunikationsplattform för nästan hela koncernen, vilket förenklar kommunikationen och hjälper oss att knyta bolagen närmre varandra och skapa en gemensam identitet. Den nya lösningen ger oss också bättre kontroll över och möjligheter att själva utveckla och administrera intranätet. Att SharePoint är så lätthanterlig och det faktum att den ingår i Microsoft 365 gör plattformen väldigt kostnadseffektiv, säger Antonia Cruz Olsson, IT-chef på RCO Group.

Gemensam kommunikation med avskilda intranät

RCO Group består av bolagen Dinbox, nimly, RCO Security och Swedlock som alla utvecklar, tillverkar och säljer tjänster och produkter inom digitala lås- och säkerhetssystem. Koncernens verksamheter spänner över hela Skandinavien, med en omsättning på drygt 600 MSEK och drygt 200 anställda. RCO Group ingår i Axel Johnsson-gruppens Novax-familj som ett av bolagen inom området teknisk säkerhet.

Tidigare hade bara ett av RCO Groups bolag ett riktigt intranät. Någon gemensam kommunikationsplattform för distribution av nyheter och annan gemensam information för hela koncernen fanns inte. Med syfte att förbättra och effektivisera internkommunikationen och stärka koncernens varumärke togs beslutet att skapa ett nytt koncerngemensamt intranät. Målsättningen var också att dotterbolagen skulle ha möjlighet att skapa egna avskilda intranät på samma plattform och med samma användargränssnitt samt att lösningen skulle vara kostnadseffektiv.

– Då koncernens samtliga bolag infört Microsoft 365 valde vi att bygga intranätet på SharePoint Online eftersom produkten ingår i Microsoft 365 och inga extra licenskostnader tillkommer. Dessutom har jag bra erfarenheter av plattformen i andra större bolag. SharePoint stöder också skapandet av gemensamma och separerade sajter och kommunikationsytor, vilket var ett av våra grundkrav. Som grädde på moset erbjuder SharePoint smidig integration med de Microsoftapplikationer vi använder i det dagliga arbetet och för samarbete, konstaterar Antonia.

Hög personlig användarupplevelse och informationssäkerhet

RCO Group kontaktade Precio Fishbone på rekommendation av en annan Microsoftcertifierad systemleverantör för att få hjälp att skapa och införa det nya intranätet. Projektet startade under våren 2022 och intranätet lanserades strax före sommaren.

– Hela projektet tog cirka 3,5 månad, vilket vi var väldigt nöjda med. Det var mycket innehåll som skulle uppdateras och migreras. Vi skapade också en hel del nytt. Den största utmaningen var att få till en bra struktur för den koncerngemensamma delen och att få den att harmoniera med bolagens egna intranät på ett användarvänligt sätt. Det är viktigt att alla medarbetare enkelt ser och kommer åt den gemensamma informationen, understryker Antonia.

För att skapa en bra användarupplevelse har RCO Group utformat en enhetlig informations- och navigationsstruktur för hela intranätet. Det gör att användarna sömlöst navigerar mellan gemensamma kommunikationsytor och de bolagsinterna sidorna.

– Med SharePoints behörighets- och targetingfunktionalitet kan vi också smidigt anpassa och styra vilken information och vilka menyval användarna får tillgång till. Det gäller allt från sidor, dokument och mediafiler till inlägg och nyhetsartiklar. Det gör det enkelt för oss att upprätthålla hög informationsintegritet och säkerhet samtidigt som vi kan göra innehållet mer relevant för medarbetarna, poängterar Antonia.

Microsofts ekosystem skapar nya möjligheter till förbättringar

RCO Group använder framför allt Teams för internt samarbete inom och mellan de olika dotterbolagen. Genom att förena intranätet i Teams har användarna nu tillgång till alla kommunikations- och samarbetsytor via Teamsappen, vilket ökar tillgängligheten och effektiviteten. Även Viva Engage (f.d. Yammer) är integrerat med intranätet där medarbetarna kan dela information enklare och mindre formellt och där alla har rätt att publicera.

– Att ha en Microsoftbaserad plattform ger oss möjlighet att enkelt och kostnadseffektivt addera produkter och tjänster inom Microsofts ekosystem och integrera dem sömlöst med varandra, förklarar Antonia.

Snabbare insikter med integrerat affärssystem

Antonia berättar att de också planerar att integrera Microsofts Power BI i intranätet, med syfte att enkelt kunna hämta data från affärssystemet Dynamics 365 Business Central. På detta sätt ökar medarbetarnas tillgänglighet till information och rapportering.

– Genom integrationen kommer det bli enklare att presentera och dela information, som finansiella rapporter och säljstatistik, på intranätet. Då kan vi automatisera arbetet och slipper klippa och klistra in data. Den ökade tillgängligheten leder förhoppningsvis till bredare insikt om hur det går för företaget och därmed en ökad känsla av delaktighet hos alla medarbetare och konsulter, menar Antonia.