Revisorsinspektionen går från pärm till skärm

– Besökarna på vår webbplats, som till största del är revisorer, tycker att informationen blivit betydligt mer lättillgänglig, aktuell och relevant för dem. Med våra e-tjänster kan de också sköta hela processen kring till exempel ansökan om auktorisation idag. Det förenklar och spar tid både för dem och för oss då ansökningsprocesserna integrerats med vårt ärendehanteringssystem. Vårt nya intranät har också bidragit till att stärka och effektivisera internkommunikationen genom en ordnad, sökbar och transparent informationsstruktur, säger Kristina Rasmusson, Administrativ chef på Revisorsinspektionen.

Bättre service och information på levande webbplats

Revisorsinspektionen är regeringens expertmyndighet i frågor om revisorer och revision. Myndighetens 24 medarbetare utövar tillsyn över auktoriserade och godkända revisorer och registrerade revisionsföretag samt examinerar och auktoriserar revisorer. Verksamheten syftar till att god revisionssed säkerställs och utvecklas på ett ändamålsenligt sätt och att det finns tillräckligt med revisorer i näringsliv och samhälle som utför revision av hög kvalitet och med högt ställda yrkesetiska krav.

Myndigheten hade tidigare en egenutvecklad webbplats som var svår att administrera och publicera information på. Under 2017 startades ett förbättringsarbete med målsättning att bygga en ny modern webbplats på en standardbaserad plattform. Revisorsinspektionen saknade vid tillfället också ett intranät där information, verktyg och resurser kan delas och hanteras effektivt. Efter en utvärdering och upphandling togs beslut om att bygga både webbplats och intranät på en gemensam Episerverplattform.

– Vi ville ha en lösning som är enkel att administrera, underhålla och publicera information med. Precio Fishbones förslag var inte bara det mest attraktiva utifrån ett pris- och funktionsperspektiv. De visade också hur både webbplats och intranät kan hanteras via samma plattform och gränssnitt, vilket ytterligare förenklar vår kommunikation och administration, poängterar Kristina.

Utvecklingen av den nya webbplatsen startade sensommaren 2017. Fyra månader senare lanserades den med ett helt nytt utseende, ny navigationsstruktur och till stora delar nytt innehåll.

– Våra besökare tycker att det är lättare att hitta information på den nya sajten och att den har mer att bjuda på. Nu använder vi verkligen hemsidan för att informera och kommunicera med våra målgrupper och publicerar nyheter löpande, understryker Kristina.

14 pappersformulär byttes till automatiserade e-tjänster

Bland de mest populära sektionerna på webbplatsen är de nya e-tjänsterna, sökfunktionerna och nyheterna. Det finns 14 e-tjänster som omfattar olika typer av ansökningar. Till exempel ansökan om auktorisation och att avlägga revisorsexamen för den som ska bli revisor och ansökan om registrering för revisionsbolag. Dessa ansökningar gjordes tidigare på pappersbaserade formulär. Idag är hela processen digitaliserad och integrerad med Revisorsinspektionens ärende- och dokumenthanteringssystem.

– Det är en mycket effektiv och säker ansökningsprocess. Användaren loggar in via BankID och skickar in uppgifterna direkt till vårt ärendehanteringssystem. Det spar oss enormt mycket tid samtidigt som kvaliteten förbättrats och risken för fel minskat då vi helt klippt bort den manuella hanteringen, poängterar Kristina.

Strukturerad och transparent internkommunikation

Parallellt med webbutvecklingsprojektet byggde myndigheten även upp det nya intranätet, vilket introducerades i början på 2018. Revisorsinspektionens motto för digitaliseringen är att ”gå från pärm till skärm” med målsättning att effektivisera och göra informationen transparent, tydlig och strukturerad.

– Vi ser stora fördelar med en gemensam digital kommunikationsplattform. Mejlskörden har minskat och all interninformation är nu välstrukturerad, tydlig och tillgänglig för alla. Det innebär bland annat att ingen riskerar att missa något viktigt och att det går snabbt att komma ifatt när man varit ledig eller sjuk. Inte minst är det lättare för nyanställda att hitta information och verktyg, framhåller Kristina.

En handfull redaktörer sköter nyhets- och innehållspubliceringen på intranätet. Lösningen innehåller bland annat nyhetssektionen På gång internt och genvägar till verktyg som affärssystem, supportfunktioner, dokument och kunskapsdatabaser, kontaktlistor och information om den egna anställningen.

– Vår nya plattform har gjort all kommunikation effektivare, tydligare, mer åtkomlig och kvalitetssäkrad. Att vi kan hantera både den interna och externa kommunikationen via samma lösning är också en stor fördel och leder till en högre aktivitet i bland annat nyhetsflödet, konstaterar Kristina.