SPF Seniorerna föryngras med Optimizely

– Med Precio Fishbones mycket kreativa och agila metodik har vi lyckats uppgradera vår tidigare äldre och opålitliga webbplattform på ett säkert och kostnadseffektivt sätt. Från en trög och svårarbetad plattform, med en konstant oro för driftsstörningar, har vi nu en väldigt trygg lösning med hög tillgänglighet, prestanda och funktionalitet. Förutom att vi nu, för första gången på länge, kan lita på att sajten är tillgänglig 24/7 har det också blivit betydligt enklare och roligare att arbeta med och publicera innehåll på plattformen. En konsekvens av detta är att våra redaktörer är mer aktiva idag, vilket driver upp besöksfrekvensen, säger Sabina Brogård, IT-chef på SPF Seniorerna.

Monumental uppgradering med minimala förändringar

SPF Seniorerna är en partipolitiskt och religiöst obunden medlemsorganisation som arbetar för att Sverige ska ha bästa tänkbara äldrepolitik och bildar opinion i alla viktiga äldrefrågor. Organisationens mest prioriterade frågor är äldres ekonomi, hälsa och omsorg, boende och rätt att arbeta. Alla som har rätt till pension i Sverige, oavsett ålder, kan bli medlemmar i SPF Seniorerna. Idag finns närmare en kvarts miljon medlemmar i 26 distrikt och cirka 750 föreningar runt om i landet.

SPF Seniorerna hade tidigare en relativt gammal Episerverbaserad webbplattform som upplevdes som svårarbetad och krånglig av de 1300 ideella redaktörerna och led av både prestanda- och driftsäkerhetsproblem.

– Vi gick ofta hem med en ängslan över att plattformen skulle krascha under natten och våra redaktörer klagade ständigt på administratörsgränssnittet. Integrationen mellan vårt medlemssystem och webbplattformen var också alltför hårt knuten, vilket ledde till prestandaproblem och driftsavbrott. Situationen blev ohållbar, förklarar Jimmy Högberg, kommunikatör på SPF Seniorerna.

Organisationen beslöt därför hösten 2020 att plattformen behövde bytas och vände sig till flera leverantörer. De flesta rekommenderade dem att slänga ut Episerver (numera Optimizely) och bygga upp webben från grunden med en helt ny plattform. Ledningen var mycket tveksamma till förslaget då det hade blivit väldigt kostsamt, tids- och processkrävande samtidigt som det hade orsakat långa driftsstopp.

– Vi ville egentligen göra så få förändringar som möjligt av både webbplatsen och administratörsportalen. Bland annat för att inte krångla till det ännu mer för våra redaktörer, men också för att inte verksamheten skulle påverkas av systembytet. Precio Fishbones projektledare Henrik Staberg var den ende av alla konsulter som tänkte utanför boxen. Han föreslog att vi skulle behålla plattformen och strukturen och uppgradera plattformen stegvis, en version i taget, för att på så sätt minimera störningar och förändringar, berättar Sabina.

Precio Fishbone tog över utveckling, förvaltning och drift av webbplattformen i december 2020 och startade arbetet med att uppgradera den tidigare Episerverplattformen, version 8, till Optimizely version 11. (För närvarande pågår en ny uppgradering till version 12).

– Att göra en uppgradering i tre versioner är ingen liten uppgift. Det gäller att hålla tungan rätt i mun då det är många parametrar att hålla reda på. Henriks strategi att göra det agilt och successivt var klockren. Under hela uppgraderingsprojektet kunde vi hålla igång den gamla webben och administratörsportalen, utan några oplanerade driftstörningar. Några funktioner fick dock tillfälligt stängas av när vi skulle sjösätta den nya plattformen. På det stora hela gick hela versionslyftet över förväntan, framhåller Jimmy.

Stod emot hackerattack utan en skråma

I och med att arbetet påbörjades under pandemin så har själva uppgraderingen och samarbetet mellan Precio Fishbone och SPF Seniorerna helt skötts via fjärrlösningar och Teams.

– Det kändes som en stor sak att lyfta hela webbplattformen och inleda ett nytt leverantörssamarbete enbart via digitala kanaler, men det har inte varit något problem alls. Tvärtom har samarbetet löpt på smidigt och effektivt. Vi känner oss inte bara trygga med den nya lösningen, utan även med Precio Fishbone som ställer upp i tid och otid och ser till att vi fortsättningsvis är uppdaterade och i fas med den tekniska utvecklingen. Det är så många inblandade i vår externa kommunikation, så det är extremt viktigt att plattformen alltid är tillgänglig, alla dagar på året, understryker Sabina.

Efter lanseringen av den nya plattformen i april 2021, då det sista steget i versionsuppdateringen togs, har tillgängligheten till webbplatsen och administratörsportalen i princip varit 100 %-ig. Prestandan har stärkts och integrationen mellan medlemssystemet och webbplattformen har Precio Fishbone justerat för att minska beroendet mellan systemen. Idag kan förändringar göras i medlemssystemet utan att webben påverkas, som tidigare. Dessutom har anropen mellan systemen reducerats, vilket stärker prestandan.

– I december 2022 drabbades vårt medlemssystem av en hackerattack. Då kunde vi temporärt stänga ned medlemssystemet utan att det påverkade webbplatsen det minsta. Det var väldigt skönt, konstaterar Sabina.

– Även om målsättningen var att göra så få förändringar som möjligt har vi adderat några nya funktioner för redaktörerna. Bland annat är det lättare att publicera bilder, vilket idag även kan göras via mobilen. Det har också blivit enklare att göra kampanjer då man nu kan göra det på samma plattform. Förut fick man använda ett externt system. Vi har också gjort det enklare för sällanredaktörer att publicera innehåll via ett anpassat gränssnitt. Sammantaget leder föryngringen av plattformen och de nya funktionerna till högre aktivitet bland både redaktörer och besökare, poängterar Jimmy.