Stockholms Sjukhem förenklar intranätet för bättre kommunikation och vård

– Vårt tidigare intranät innehöll många egenutvecklade funktioner och lösningar som gjorde både administrationen och förvaltningen kostsam och tidskrävande. Förutom att plattformen blev för dyr att hålla igång begränsade den också våra möjligheter att kommunicera effektivt och att vidareutveckla intranätet efter organisationens behov. Vi beslöt därför att införa SharePoint Online Standard med syfte att skapa en mer kostnadseffektiv, lätthanterlig och underhållsfri lösning. Hittills har våra förhoppningar infriats med råge, säger Cathrine Broman, kommunikatör på Stockholms Sjukhem.

Överraskande kraftfull standardlösning

Stiftelsen Stockholms Sjukhem är med sina 1400 anställda en av Sveriges största idéburna vårdgivare. Organisationen har bedrivit vård och omsorg utan vinstsyfte i mer än 150 år och har ett brett vårdutbud inom geriatrik, palliativ vård, rehabilitering och äldreomsorg. Verksamheten finns i egna lokaler på Kungsholmen och i Bromma, Upplands Väsby och Södermalm i Stockholm.

Stockholms Sjukhem har under lång tid velat byta sin tidigare SharePoint-baserade intranätplattform då den upplevdes som krånglig att använda samt svår att administrera och att hålla uppdaterad. Detta berodde till stor del på att den bestod av många anpassade lösningar som krävde mycket extern konsulthjälp.

– Att ha en plattform med många speciallösningar leder till att externa konsulter måste kallas in varje gång som till exempel Microsofts integrerade produkter uppdateras eller när en konfiguration ska justeras. I vår gamla plattform krävde även mycket enkla ändringar konsulthjälp, förklarar Cathrine.

Våren 2022 beslöt ledningen att byta plattform och när väl beslutet var taget ville man snabbt få den nya på plats. Med utgångspunkt i få resurser, en tajt budget och det faktum att Microsoft 365 sedan tidigare införts i organisationen var plattformsvalet ganska enkelt.

– I och med att SharePoint Online redan ingår i våra Microsoft 365-licenser gör vi en stor besparing på årliga plattformskostnader. Genom att i möjligaste mån undvika egenutvecklade funktioner räknar vi också med betydligt lägre konsultkostnader i framtiden. Dessutom intygade Precio Fishbones SharePoint-konsulter att införandet skulle gå snabbt, berättar Cathrine och fortsätter:

– Personligen var jag dock ganska skeptisk till SharePoint Online Standard. Jag trodde inte att standardlösningen skulle täcka alla våra behov och var rädd för att den skulle kräva mycket utbildning och tid internt. Ingen av mina farhågor besannades. Tvärtom har plattformen överraskat och visat sig vara enormt funktionsrik, lättarbetad och flexibel!

Snabbt och smidigt införande utan överraskningar

Införandet av den nya plattformen påbörjades i augusti 2022 och lanserades i hela organisationen tre månader senare, i slutet av november. Då fanns hela grundstrukturen och det mesta av innehållet på plats. Skapande av innehåll och undersidor för de olika verksamhetsgrenarna har fortsatt sedan dess.

– Att få upp ett helt nytt intranät med en ny plattform på bara tre månader är helt fantastiskt! Dessutom höll vi och PrecioFishbone budgeten på kronan. Införandeprojektet har gått över förväntan. Vi har egentligen inte stött på några större utmaningar under projektet, förutom att migreringen av innehåll från det gamla intranätet tog längre tid än planerat. Vi hade hoppats på att kunna migrera innehållet via ett script, vilket inte gick, och fick därför göra det manuellt. Samtidigt får man då bättre möjligheter att samtidigt granska, värdera, rensa och korrigera innehållet under processen, poängterar Cathrine.

Ett av skälen till att införandet var så effektivt var att Stockholms Sjukhem var väl förberedda. Även om tiden från beslut till projektstart var kort så hade de gjort mycket av förberedelserna långt innan.

– För att få ett smidigt och effektivt projekt gäller det att ta reda på vad användarna verkligen behöver innan och utifrån det underlaget skapa en tydlig kravspecifikation. Går det att få ut bra statistik om användarnas beteenden och konsumtion i det gamla intranätet ger det också en bra vägledning. Det interna projektteamet bör även sätta av mer tid till projektet än det initialt ser ut att kräva. Det går alltid åt mer tid än man tror, framhåller Cathrine.

Strömlinjeformat krångelfritt intranät ger mer tid till vård

Precio Fishbone har hjälpt Stockholms Sjukhem att sätta upp och konfigurera SharePoint i molnet och sköter den löpande driften och förvaltningen av plattformen. Införandeteamet bestod av SharePoint-experten och implementationskonsulten Jenny Oredsson Lind och projektledare Karin Lundberg. Jenny och Karin har också lett ett antal workshops och utbildningar för att förse Stockholms Sjukhem med rätt kunskaper och verktyg som organisationen behöver för att själva hantera, administrera, strukturera och formge intranätet. Cathrine och hennes kollegor gjorde också migreringen och innehållsproduktionen själva.

Målsättningen vid omskapandet av innehåll och struktureringen av det nya intranätet var att göra informationen tydligare och enklare att hitta. För att uppnå detta har de bland annat skalat ned intranätets omfattning och tagit bort redundant information. Under den relativt korta tid som det nya intranätet varit igång bekräftar många användare att resultaten infriats.

– Vi har ännu inte gjort någon användarundersökning, men många tycker att det går snabbare att hitta information idag och att intranätet blivit lättare att använda och navigera. Det har också blivit enklare för oss kommunikatörer och redaktörer att arbeta med plattformen och att publicera innehåll. Inte minst har hanteringen av grafiskt material förenklats med hjälp av SharePoints inbyggda funktioner. En konsekvens av detta är att innehållet nu är mer pålitligt, uppdaterat och relevant, vilket bidrar till att intranätet upplevs som mer attraktivt idag, konstaterar Cathrine och tillägger:

– Medarbetare i vården hinner inte spendera tid på ett krångligt intranät. De behöver fokusera på det som är allra viktigast – patienter och boende. Som internkommunikatör får jag nu mer tid till det som är viktigast i min roll, vilket är att arbeta med förändringskommunikation och att stötta chefer och ledning. Den tekniska plattformen för intranätet ska bara funka!