Stora Sköndal moderniserar sin digitala arbetsplats med SharePoint Online

– Vår nya moln- och standardbaserade SharePoint-lösning ger oss mycket bättre möjligheter att själva administrera och forma intranätet. Det är som natt och dag jämfört med vår tidigare egenutvecklade och serverbaserade lösning då vi var tvungna att kalla in externa utvecklare vid minsta ändring. Idag kan vi hantera det mesta själva. Den nya plattformen har också möjliggjort skapandet av ett mer modernt, lättillgängligt och attraktivt intranät. Det är betydligt fler som använder intranätets resurser, läser och kommenterar nyheter och inlägg idag. Vi ser att det nya intranätet skapar större intresse och engagemang, säger Kvalitetschef Jessica Berg på Stiftelsen Stora Sköndal.

Stort behov av ett enklare och molnbaserat intranät

Stora Sköndal är en icke vinstutdelande stiftelse som arbetar med vård, omsorg, utbildning och forskning. Stiftelsen har cirka 800 anställda och driver verksamheter främst i Sköndal, men även i Nacka, Tyresö och Vällingby. Idag ryms allt från äldreomsorg, förskolor, en högskola, boende för ensamkommande flyktingungdomar, neurologisk rehabilitering samt vård och omsorg för människor med funktionsnedsättning i stiftelsens verksamhet. Genom dotterbolaget Framtidsutveckling AB är Stora Sköndal också initiativtagare till stadsdelskonceptet Framtidens Stora Sköndal som syftar till att skapa en stadsdel baserad på social och miljömässig hållbarhet. Stadsdelen beräknas stå klar år 2035 och kommer då vara hem eller arbetsplats för cirka 10 000 människor.

Fram tills för några år sedan var Stora Sköndals systemmiljö, inklusive intranätet, till största del lokalserverbaserad. Intranätet bestod av en egenutvecklad SharePoint 2013-lösning som både användare, kommunikatörer och administratörer upplevde som omodern, svårarbetad och oattraktiv. Det var bland annat omständligt att logga in och mycket kostnadskrävande att förändra och hålla intranätet levande. Detta resulterade i att innehållet inte uppdaterades tillräckligt ofta och blev inaktuellt, vilket ledde till färre besök.

2018 beslöt ledningen att systemmiljön skulle moderniseras, standardiseras och till största del flyttas till molnet för att förenkla och effektivisera drift, förvaltning och användande. En av systemförändringarna var att införa Microsoft 365. Efter en utvärdering och nulägesanalys som Precio Fishbone hjälpte Stora Sköndal med något år senare beslutades att Microsoft 365 skulle införas i hela organisationen och att intranätplattformen behövde uppgraderas. Valet föll på SharePoint Online.

– Vi utvärderade flera olika intranätplattformar men tyckte att standardversionen av SharePoint Online, som dessutom ingår i Microsoft 365-licensen, väl matchade våra behov och krav. Vi ville också göra mycket av utformningen och uppbyggnaden av intranätet själva. Då är SharePoint en kostnadseffektiv, anpassningsbar och kraftfull plattform om man är beredd på att lägga en del tid på att lära sig systemet, framhåller Jessica.

Stor tidsbesparing att ha hela organisationen med från start

Införandet av den nya lösningen påbörjades under våren 2021. Intranätet tog omkring ett år att bygga och lanserades i hela verksamheten under april 2022. Själva plattformen och intranätets grundstruktur var på plats redan efter någon månad. Det som tog tid var utvecklingen av ny SharePoint- och molnbaserad dokumenthantering samt utrensning, strukturering och migrering av gammalt innehåll och skapande av nytt.

– Den största utmaningen under projektet var bemanningen och tidsbristen. Det var bara jag och min närmaste kollega Sofie Ursäter som arbetade internt i projektet. Vi har designat intranätet samt rensat, kategoriserat och flyttat över gammalt innehåll och skapat det mesta av allt nytt material. Med facit i hand hade det varit bättre om vi varit fler i arbetsgruppen, lagt mer tid på förstudier och pratat användarna från start. Vi var för ivriga att komma igång och började med att utforma lösningen utan att lyssna med användarna först, förklarar Jessica.

Jessica berättar att om de hade gjort en ordentlig förstudie innan de börjat bygga och tidigt involverat en referens- och testgrupp, med representativa användare för alla målgrupper, hade projektet varit effektivare. I och med att de sprang på och förbisåg detta har de blivit tvungna att göra om mycket i efterhand, vilket tagit onödigt mycket tid och skapat en del frustration.

– Till dem som är på gång att införa ett nytt intranät vill jag varmt rekommendera att inte slarva med förarbetet! Ta reda på vad användarna vill ha genom enkäter och djupintervjuer. Be dem sortera behoven mellan vad som är verksamhetskritiskt och vad som bara är bra att ha. Prioritera sedan bland behoven för att skapa och lansera det viktigaste först. Därefter kan resten av intranätet utvecklas och behoven uppfyllas successivt. Och alltid med organisationens medverkan och godkännande, understryker Jessica.

Precio Fishbone hjälpte Stora Sköndal med att sätta upp och konfigurera plattformen i molnet. Teamet bestod av SharePoint-experterna och implementationskonsulterna Jenny Oredsson Lind och Petra Ericsson samt projektledare Karin Lundberg. En stor del av teamets tid har ägnats åt workshops och utbildningar för att förse Jessica och Sofie med de kunskaper och verktyg de behöver för att själva hantera, administrera, strukturera och formge intranätet. Teamet har också hjälpt till med migrering av innehåll och dokument samt utveckling av den nya dokumenthanteringen. Precio Fishbone sköter också den löpande driften och förvaltningen av plattformen.

Mindre brus och mer relevans, engagemang och sammanhållning

Det nya intranätet fungerar både som en gemensam kommunikationsyta och som ledningsverktyg för alla delar av verksamheten. Alla styrande dokument finns tillgängliga här och är kategoriserade under respektive enhet och arbetsprocess, vilket gör dem enkla att hitta och att förstå. Varje enhet har också egna sidor på intranätet som enhetscheferna har det redaktionella ansvaret för. Intranätet innehåller även verktyg som ger medarbetarna möjlighet att själva administrera sina ansvars- och kompetensprofiler, liksom anmälningar till utbildningar, aktiviteter med mera.

En stor skillnad mot tidigare är möjligheten att målgruppsstyra nyheter och annat innehåll (targeting). Det leder till att innehållet och hela intranätet upplevs som mer relevant och personligt anpassat.

– Vår nya lösning är betydligt enklare att skapa, publicera och livscykelshantera innehåll i, vilket leder till ett mer levande, aktuellt och uppdaterat intranät. Vi kan nu också styra och anpassa innehållet. Det innebär att medarbetarna idag bara serveras den information och de nyheter som är relevanta för dem när de loggar in på intranätet, konstaterar Jessica.

Stora Sköndal har ännu inte gjort någon användarundersökning efter lanseringen, men Jessica kan se att både användningen och engagemanget har ökat.

– Det är fler som besöker intranätet idag och som deltar i olika projekt och diskussioner. Överhuvudtaget råder det en ökad interaktion online och ett större intresse för verksamhetens gemensamma frågor och aktiviteter, vilket stärker gemenskapen. Vi tycker oss också se att mejl- och andra kommunikationsflöden har minskat som en följd av att medarbetarna nu har lättare att hitta all information de behöver på intranätet. Den ökade användningen beror nog också till viss del på att tillgängligheten förbättrats med betydligt enklare inloggning och ett bra mobilt gränssnitt, säger Jessica.