Strategiskt samarbete håller en av landets största Optimizelyplattformar i toppskick

– Vi har ett väldigt bra samarbete med Precio Fishbone. De har lång erfarenhet av och hög kompetens inom Optimizely och god förståelse för vår komplexa verksamhet. Konsulterna är proaktiva och kommer ofta med egna förslag på förbättringar. Med deras agila process- och sprintmodell kan vi hålla en hög takt i våra utvecklingsprojekt, säger Lars Thor, ansvarig för webbplattformen på Västra Götalandsregionen.

Kostnadseffektiv webb- och intranätplattform

Västra Götalandsregionen (VGR) är en av Sveriges största arbetsgivare med omkring 55000 anställda fördelade på drygt 50 olika förvaltningar och bolag. Exempel på förvaltningar är regionens sjukhus, Närhälsan, Folktandvården, Västarvet och Koncernkontoret. Bland bolagen finns Göteborgsoperan, Turistrådet Västsverige och Västtrafik.

VGR har ända sedan 2003 haft en stor del av regionens intranät- och publika webbplatser i Optimizelymiljön. Fram till 2012/2013 var innehållet och utformningen på sajterna relativt brokigt och många webbplatser använde även andra CMS-plattformar. Den heterogena miljön gjorde förvaltningen och vidareutvecklingen av lösningarna kostsamt och ineffektivt. VGR:s Digitaliseringsenhet har tillsammans med Precio Fishbone därför successivt migrerat över regionens samtliga intranät- och webbplatser till Optimizelymiljön. Nu ryms alla publika webbplatser och regionens gemensamma intranät på samma plattform.

– Vi gör en stor effektivisering och kostnadsbesparing genom att samla allt på samma plattform. Tidigare hade vi en ganska spretig miljö, vilket kostade mycket både i förvaltning och utveckling. Vi har nu strömlinjeformat informationshanteringen, produktionen och vidareutvecklingen av nya sajter och applikationer samt support och förvaltning. Detta har möjliggjorts genom en standardisering och konsolidering av hela intranät- och webbmiljön, konstaterar Lars.

Mallpaket och redaktörsforum förenklar produktion och säkerställer enhetlighet

För att uppnå en effektiv och enhetlig produktion av nya sajter använder VGR gemensamma funktioner och e-tjänster samt så kallade stilmallar för skapandet av sidor och block. Precio Fishbone har utvecklat ett antal mallpaket med anpassade stilmallar, funktioner och tjänster för både publika webbplatser och intranät.

Förvaltningarnas redaktörer skapar själva snabbt och enkelt nya intranät- och webbplatser med hjälp av mallpaketen i Optimizelys administratörsgränssnitt. Till en viss grad kan de även anpassa både utseende och innehåll efter förvaltningens unika behov och profil.

– Förvaltningarna kan med hjälp av mallpaketen skapa unika webbplatser och intranät som lyfter fram deras egen profil och tonalitet. Vi vill dock hålla en gemensam linje, både grafiskt och innehållsmässigt, så att regionen känns igen i alla sajter. Mallpaketen ger oss möjlighet att både effektivisera produktionen och samtidigt hålla ihop våra sajter utseende- och budskapsmässigt. Förvaltningar och bolag som vill ha större frihetsgrader kan beställa egna utseendeteman men ändå använda befintliga mallar och funktioner för att på så sätt ta del av vår gemensamma förvaltning och utveckling, poängterar Lars.

När ett mallpaket används för att skapa en ny sajt följer ett antal basfunktioner, sidor och annat gemensamt innehåll med. Redaktörerna väljer sedan att behålla delar av eller hela baspaketet. Vid skapandet av en ny instans av VGR:s intranät är det till exempel viktigt att regionens gemensamma nyheter, riktlinjer, kvalitetsstöd och andra sammanlänkande resurser ingår. Därutöver kan förvaltningen skapa egna sidor, block och forum samt integrera egna tjänster och samarbetsverktyg med mera.

– Vi har bland annat utvecklat en anpassad webbokningstjänst åt Folktandvården, i vilken besökarna kan boka tid hos tandläkare och tandhygienister. Bokningstjänsten är också integrerad mot Folktandvårdens administrationssystem, berättar Precio Fishbones projektledare Henrik Staberg.

Totalt finns det omkring 3500 redaktörer som publicerar innehåll på VGR:s webbplatser och intranät. För att säkerställa en effektiv, enhetlig och självgående innehållsproduktion måste alla redaktörer genomgå VGR:s redaktörsutbildning. Digitaliseringsenheten har också en redaktörs- och webbstrateggrupp som kontinuerligt diskuterar vilken information som ska vara gemensam och hur intranät- och webbmiljön ska vidareutvecklas.

Hög tillgänglighet är ledstjärnan för samtliga tjänster

Tillgänglighet är A och O i VGR:s intranät- och webbmiljö. Under den senaste tiden har stort fokus ägnats åt att säkerställa hög tillgänglighet i enlighet med Lagen om tillgänglighet till digital offentlig service (DOS).

– Vi har som mål att erbjuda optimal tillgänglighet på alla sajter. Detta med hänsyn till besökarnas unika förutsättningar som till exempel vilken klient och webbläsare som används, bristfällig mobiltäckning, funktionshinder med mera. Precio Fishbone har arbetat hårt med tillgänglighetsanpassningen och även katastrofsäkrat våra webbplatser och intranät, vilket förstärkt tryggheten i miljön, påpekar Lars.