Styr upp din dokumenthantering med Microsoft 365

Många organisationer brottas med att floran av dokument växer, nästan utan kontroll. G:, den gemensamma disken, utökas och ingen vet var de dokument man söker egentligen finns, vem som senast ändrade dokumentet eller om det finns nyare versioner av det. 

I samband med covid var det många som kastades in i Teams och som nu lagrar sina dokument i SharePoint, men är man medveten om det? Används versionshantering, taggning och behörigheter på rätt sätt eller har det blivit ytterligare ett ”svart hål” som ingen hittar i? 

Här kommer några tips till dig som känner igen dig i beskrivningen ovan! 

1. Börja med en nulägesanalys 

Se till att ni förstår vilka dokumenttyper ni har, hur medarbetarna jobbar och hur man hittar dokument idag.

Gör förslagsvis en mindre enkät eller genomför intervjuer med personer i olika arbetssituationer och roller för att få en förståelse av hur dokumenthanteringen fungerar dag och vad som är jobbigast för användarna. 

2. Sammanställ, identifiera och verifiera

Sammanställ, identifiera, verifiera och dokumentera de dokumenttyper som finns inom organisationen. Utifrån nulägesanalysen, sammanfatta vilka dokumenttyper som florerar i verksamheten och säkerställ att ni inte missat något. 

3. Hitta era metadata 

Vilka viktiga egenskaper vill ni kunna söka, sortera och filtrera dokument utifrån? Behöver man veta vem som äger dokumentet eller vem som fastställt det?

Finns det definierade processer som alla dokument ska taggas med eller behöver man veta vilket projekt  ett dokument tillhör?  

4. Utse en ansvarig för metadata 

Eftersom det kommer att ske förändringar i omvärlden och i er organisation måste det finnas minst en ansvarig för termkatalogen och den metadata som finns där. Användarna behöver veta vem man vänder sig till om ett värde saknas för taggning. 

5. Prioritera 

Det är svårt att ta ett grepp om allt på en gång så bestäm vad som är viktigast att börja med. Gemensamma hanterade metadata och ett mindre antal dokumenttyper kanske räcker inledningsvis, och ger en bra grund att stå på för att jobba vidare. 

6. Börja smått 

När prioriteringen är gjord är det enkelt att börja implementera dokumenthantering utifrån den. Välj ett område, en dokumenttyp, en avdelning eller annan avgränsning för att sätta upp en POC (Proof Of Concept). Testa och gör eventuella justeringar för att sedan utöka i den takt organisationen orkar med. 

7. Gör det enkelt  

”Det ska vara lätt att göra rätt” – det har ni säkert hört förr. Vi rekommenderar att ta fram korta, enkla handledningar som beskriver vilken typ av dokument som ska lagras på vilken plats och hur man gör på enklaste sätt. Blir det för krångligt så blir det inte av. 

8. Följ upp 

Prata med användarna, skicka ut en ny enkät eller hitta andra sätt att fånga upp frågor, idéer och få återkoppling kring hur det fungerar. Blev det för mycket / lite metadata? Kommer man ihåg att tagga rätt? Behövs nya värden på några egenskaper? Följ upp regelbundet och jobba vidare med lösningen över tid. 

Det kan vara jobbigt att komma igång med dokumenthantering, vi vet. Det är ännu jobbigare att genomföra en analys och styra upp arbetet med dokumenthanteringen. Vi hjälper er och guidar er igenom processen från start till mål. Och vi lovar, det är värt det!

Det är oerhört belönande när det helt plötsligt går att hitta dokument snabbt och det uppstår en känsla av harmoni och trygghet i organisationen när man känner sig säker på att dokumentet man hittar är korrekt och kontrollerat.