Hur fungerar dokumenthanteringen på ditt företag egentligen? Hittar du de dokument du letar efter, vet du var du ska lagra nya dokument? Kommer du åt för mycket eller för lite information?
Då är det hög tid att styra upp din dokumenthantering!
Många organisationer brottas med att floran av dokument växer, nästan utan kontroll. G:, den gemensamma disken, utökas och ingen vet var de dokument man söker egentligen finns, vem som senast ändrade dokumentet eller om det finns nyare versioner av det.
I samband med covid var det många som kastades in i Teams och som nu lagrar sina dokument i SharePoint, men är man medveten om det? Används versionshantering, taggning och behörigheter på rätt sätt eller har det blivit ytterligare ett ”svart hål” som ingen hittar i?
Här kommer några tips till dig som känner igen dig i beskrivningen ovan!
Se till att ni förstår vilka dokumenttyper ni har, hur medarbetarna jobbar och hur man hittar dokument idag.
Gör förslagsvis en mindre enkät eller genomför intervjuer med personer i olika arbetssituationer och roller för att få en förståelse av hur dokumenthanteringen fungerar dag och vad som är jobbigast för användarna.
Sammanställ, identifiera, verifiera och dokumentera de dokumenttyper som finns inom organisationen. Utifrån nulägesanalysen, sammanfatta vilka dokumenttyper som florerar i verksamheten och säkerställ att ni inte missat något.
Vilka viktiga egenskaper vill ni kunna söka, sortera och filtrera dokument utifrån? Behöver man veta vem som äger dokumentet eller vem som fastställt det?
Finns det definierade processer som alla dokument ska taggas med eller behöver man veta vilket projekt ett dokument tillhör?
Eftersom det kommer att ske förändringar i omvärlden och i er organisation måste det finnas minst en ansvarig för termkatalogen och den metadata som finns där. Användarna behöver veta vem man vänder sig till om ett värde saknas för taggning.
Det är svårt att ta ett grepp om allt på en gång så bestäm vad som är viktigast att börja med. Gemensamma hanterade metadata och ett mindre antal dokumenttyper kanske räcker inledningsvis, och ger en bra grund att stå på för att jobba vidare.
När prioriteringen är gjord är det enkelt att börja implementera dokumenthantering utifrån den. Välj ett område, en dokumenttyp, en avdelning eller annan avgränsning för att sätta upp en POC (Proof Of Concept). Testa och gör eventuella justeringar för att sedan utöka i den takt organisationen orkar med.
”Det ska vara lätt att göra rätt” – det har ni säkert hört förr. Vi rekommenderar att ta fram korta, enkla handledningar som beskriver vilken typ av dokument som ska lagras på vilken plats och hur man gör på enklaste sätt. Blir det för krångligt så blir det inte av.
Prata med användarna, skicka ut en ny enkät eller hitta andra sätt att fånga upp frågor, idéer och få återkoppling kring hur det fungerar. Blev det för mycket / lite metadata? Kommer man ihåg att tagga rätt? Behövs nya värden på några egenskaper? Följ upp regelbundet och jobba vidare med lösningen över tid.
Det kan vara jobbigt att komma igång med dokumenthantering, vi vet. Det är ännu jobbigare att genomföra en analys och styra upp arbetet med dokumenthanteringen. Vi hjälper er och guidar er igenom processen från start till mål. Och vi lovar, det är värt det!
Det är oerhört belönande när det helt plötsligt går att hitta dokument snabbt och det uppstår en känsla av harmoni och trygghet i organisationen när man känner sig säker på att dokumentet man hittar är korrekt och kontrollerat.
Välkommen till ett webbinarium där vi visar dig hur Robotic Process Automation, RPA, kan hjälpa din organisation att hantera manuella och tidsödande processer effektivt, automatiskt och med högre kvalitet.
Lär dig hur din organisation istället kan få möjlighet att fokusera på utveckling och tillväxt.
Tidskrävande och repetitiva arbetsuppgifter kopplade till fakturor, fraktsedlar och andra dokument kan vara ett minne blott. Med UiPaths Intelligent Document Processing får du en AI-driven lösning som frigör tid, minskar fel och ökar produktiviteten.
Anmäl dig till vårt webinarie och upptäck hur du kan revolutionera dina processer – snabbare, smartare och effektivare.
Microsoft Ignite 2024 levererade en imponerande rad nyheter och innovationer som sätter framtiden för utveckling och produktivitet i rampljuset.
Med Copilot-teknologin som en central komponent diskuterades hur AI transformeras till en ovärderlig resurs för utvecklare, företag och användare världen över.
Med Microsoft Power Apps och Power Automate har HSB Göteborg effektiviserat sina inspektioner. Genom smarta mobilappar utförs kontroller av undercentraler och tvättstugor snabbt, effektivt och med fullständig dokumentation.
– Det är en stor tidsbesparing samtidigt som kvaliteten i kontrollerna stärks, säger Annika Osbjer, Verksamhetsutvecklare förvaltning på HSB Göteborg.
Föreställ dig att du är mitt i en viktig kundpresentation när ditt system plötsligt kraschar och lämnar rummet i pinsam tystnad. Eller kanske förlorade du en stor affär för att din konkurrent kunde svara snabbare tack vare deras effektiva, automatiserade processer.
Dessa situationer är inte ovanliga utan tecken på ett större problem: föråldrad teknik.
Äldre system, som känns "säkra" och bekanta, kan långsamt underminera din produktivitet och konkurrenskraft.
Microsoft Viva Amplify är en innovativ lösning som ingår i Microsoft 365:s Viva-svit. Den är utformad för att hjälpa företag att förbättra intern kommunikation, engagera anställda och optimera informationsflödet genom en centraliserad plattform.
