Tänk på det här när du skapar en taxonomi för metadata i SharePoint Online

Förstå affärsbehoven och dokumentens natur

Utgå alltid ifrån användarna och fokusera på hur de söker efter och använder dokumenten. Identifiera de vanligaste söktermerna och kategoriseringarna som är relevanta för din organisation.

Identifiera olika dokumenttyper och relaterade ämnesområden. Detta kan inkludera projekt, avdelningar, ämneskategorier eller kundrelaterade kategorier.

Skapa hierarkier och strukturer

Skapa en övergripande hierarki eller struktur som passar organisationens behov. Det kan inkludera övergripande kategorier såsom projekt, avdelningar eller ämnesområden.

Nästa steg blir att definiera underkategorier eller relaterade termer för varje övergripande kategori. Till exempel, inom projekt kan det finnas underkategorier för projektstatus, teammedlemmar eller projektets fas.

En exempel-taxonomi för en fiktiv organisation, som vi för enkelhetens skull valt att kalla "Organisationen", skulle då kunna se ut så här:

• Kategori: Projekt och Avdelningar
  • Underkategori: Projekt

Termer: Projektnamn (till exempel "Kundprojekt A", "Intern Utveckling", "Marknadsföringskampanj B")

Relationer: Projektledare, Teammedlemmar, Status (Pågående, Avslutade, På planering)

• • Underkategori: Avdelningar

Termer: Försäljning, Marknadsföring, HR, Finans

Relationer: Avdelningschef, Anställda, Specifika projekt kopplade till avdelningen

Använd klara och konsekventa termer

Använd konsekventa termer och uttryck för att undvika förvirring. En tydlig och enhetlig terminologi underlättar för användarna att förstå och använda metadata korrekt. Tänk på att interna begrepp som kanske är självklara för er som jobbat länge kan vara obegripliga för en nyanställd.

Försök att standardisera användningen av metadata genom att tillhandahålla tydliga riktlinjer för användare när de tillämpar metadata på sina dokument.

Flexibilitet och skalbarhet

Skapa en taxonomi som är tillräckligt flexibel för att möjliggöra tillägg av nya termer eller ändringar över tiden. Det är ibland lätt att glömma bort att organisationer förändras, och din taxonomi bör kunna anpassa sig till dessa förändringar.

Tänk också på att din taxonomi bör kunna skalas för att passa både små och stora mängder dokument och olika användares behov.

Testning och anpassning

När du väl har fått en grund på plats, testa din taxonomi med användare för att se till att den är intuitiv och effektiv. Ta emot feedback och justera efter behov för att förbättra användarupplevelsen.

När du testat och är nöjd fortsätter arbetet med att regelbundet utvärdera effektiviteten av din taxonomi. Allteftersom organisationen utvecklas kommer det alltid finnas områden där förbättringar och anpassningar kan göras.