Korrekta underlag och tid för annat med E-Bot på Ekman

Handelshuset Ekman & Co har infört en RPA-lösning för att automatisera en mängd manuella processer. Roboten E-Bot avlastar medarbetarna med flera tidskrävande arbetsuppgifter som att registrera fraktrater och remburser i affärssystemet och sammanställa rapporter. Lösningen frigör tid och resurser och säkerställer att affärs-, kostnads- och beslutsunderlag alltid är korrekta.

– Vi kommer att spara mycket tid på att låta vår virtuella robot ta över flera av våra manuella processer. Det ger oss tid till annat och risken för felaktiga beräkningar och inmatningar elimineras, vilket säkerställer korrekt data i vårt affärssystem. Dessutom minskar personberoendet i processerna, säger Lena Öhrn, CIO på Ekman & Co.

Tusentals parametrar för frakt automatiseras

Ekman & Co är en global organisation som säljer och marknadsför skogsprodukter. Verksamheten koordineras via kontoren i Göteborg, Miami, Hong Kong, Zurich och Wall. Företaget har drygt 300 anställda på ett 40-tal kontor runt om i världen och är representerat i över 100 länder. Ekman är världens största oberoende trader av pappersmassa och har en ledande position inom pappers- och förpackningsmaterial samt återvunnet papper. Ekman driver även en Bioenergi-verksamhet och har divisionen Innovare som jobbar med innovation och hållbarhet inom skogsindustrin.

Med över 60 000 containers som skeppas över hela världen varje år hanterar Ekman stora flöden av transaktioner och information för att säkerställa att transporter och betalningar fungerar. Många av processerna administreras manuellt. Det finns därför stora effektiviserings- och kostnadsvinster att göra genom automatisering. För att automatisera flera av processerna har företaget valt att med Precio Fishbones hjälp införa Robotic Process Automation, RPA. Hittills har sex olika processer automatiserats.

I slutet av 2019 genomförde Ekman en förstudie och utvärdering av olika RPA-plattformar och leverantörer. Precio Fishbone anlitades och automationsprojektet kom igång i februari 2020.

– Vi valde Precio Fishbone av flera skäl. Dels upplevde vi att deras konsulter har god erfarenhet och hög kompetens inom automation och robotisering. Dels arbetar Precio Fishbone med UiPath som är den RPA-plattform vi tyckte passade oss bäst, förklarar Lena.

Projektet inleddes med en genomgång av de processer som Ekman vill automatisera. Efter noggrann analys valdes beräkning och registrering av fraktrater ut som pilotprocess. Detta är en affärskritisk och omfattande manuell uppgift på Ekman. Med en tydlig processbeskrivning kunde Precio Fishbone sedan programmera roboten, som Ekman döpt till E-Bot.

– Vi har flera återkommande manuella processer som vi vill automatisera. Hanteringen av fraktrater var en bra process att starta med då den har ett tydligt regelverk och där RPA kommer att spara oss mycket tid. Det handlar om tusentals parametrar som vi tidigare hanterat manuellt varje månad, berättar Lena.

Underlagen till beräkningen av fraktrater levereras på olika sätt och format från rederierna som Ekman anlitar för sina transporter. Tidigare har medarbetarna manuellt fått plocka ut uppgifterna ur olika filer, beräkna fraktraterna och sedan registrera dem i affärssystemet. Bara på Wall-kontoret i USA krävde processen fyra arbetsdagar för att beräkna och registrera ca 2000 fraktrater varje månad. I den automatiserade processen skickar en medarbetare ett mejl med underlagen till E-Bot som utifrån bestämda affärsregler för in raterna i affärssystemet.

E-Bot eliminerar manuella fel och minskar sårbarheten

– Vi har hittills använt E-Bot till fraktrater-processen i både USA och Italien. Idag hanteras i stort sett alla rederiers kostnadsunderlag på Milanokontoret med E-Bots hjälp. Där spar vi minst en hel arbetsdag i veckan. Vår ambition är att få allt fler kontor att använda E-Bot till detta. Det handlar inte bara om att vi blir effektivare. Vi får också fram uppgifterna snabbare och säkrare. E-Bot jobbar jämt och räknar aldrig fel, konstaterar Hunter Zinzell, Business Application Analyst på Ekman & Co.

Nästa process Ekman automatiserat är registreringen av remburser (eng. Letter of Credit) i affärssystemet. Det är en process som involverar många delmoment där information i olika dokument och system måste kontrolleras och verifieras. En remburs kan ta upp till 40 minuter att hantera manuellt. Idag skickar man ett mejl med rembursen som bilaga, till E-Bot som läser och tolkar det semistrukturerade innehållet i bilagan och sedan registrerar uppgifterna i affärssystemet.

– Än så länge kör vi processen på ett kontor, men den implementeras just nu även på ytterligare ett kontor och tanken är att fler kontor ska automatisera remburshanteringen. Förutom tidsbesparingen har vi höjt kvaliteten och pålitligheten i processen eftersom den inte lämnar utrymme för feltolkningar eller registreringsfel, understryker Lena och tillägger:

– En av de större utmaningarna i automationsprojektet har varit att identifiera och dokumentera de komplexa affärsreglerna i processerna. Kunskapen om dessa är till stor del knuten till ett fåtal medarbetare. Nu när regelverken programmeras in i roboten minskar processernas sårbarhet i och med att de blir helt personoberoende.

Viktigt att få alla att gilla sin nya virtuella medarbetare

Ekman har många rapporter som med olika intervaller måste sammanställas och distribueras till olika beslutsfattare. Det är ett tidskrävande och ofta monotont arbete. I dagsläget har företaget automatiserat tre rapportrutiner. Dessa är dagsaktuella orderrapporter från affärssystemet som E-Bot publicerar på en SharePointsida, inköpsrapporter som roboten mejlar ut till rätt personer och en daglig lagersaldorapport som säljarna får åtkomst till i Teams.

Ytterligare en process som Ekman valt att automatisera är hanteringen av konossement (eng. Bill of Lading). Arbetet med att ta fram dessa involverar mycket arbete och kommunikation mellan Ekman och företagets transportörer där dokument skickas fram och tillbaka. Det handlar bland annat om att kontrollera avvikelser mellan Ekmans instruktioner till transportörerna och deras utkast till konossement. Automationen går ut på att medarbetarna skickar ett mejl till E-Bot med dessa dokument bifogade. E-Bot öppnar, läser och jämför de två dokumenten och markerar de uppgifter och avsnitt där dokumenten avviker från varandra.

– Den här processen är fortfarande under utveckling då vi behöver göra fler tester innan vi kan sätta den i drift. Vi tror att automatiseringen av konossement kommer att spara oss mycket tid, säger Lena.

De processer som Ekman hittills automatiserat spar företaget cirka 70 timmar i månaden på de få kontor som de införts. Ett av skälen till att de automatiserade processerna ännu inte genomförts i större omfattning är att pandemin bromsat införandet.

– Det underlättar om man kan träffa användarna för att gå igenom processerna och lösningen. Pandemin har gjort det svårt att samarbeta kring detta. Det handlar också om att sprida kunskapen om RPA och få alla att förstå kraften i det och hur automationen kan förenkla och förbättra deras arbete. Helt enkelt, att få dem att gilla sin nya medarbetare E-Bot, poängterar Hunter.

En strategi för ständig effektivisering

Hittills har Precio Fishbones konsulter gjort det mesta av analysen, kartläggningen och programmeringen av roboten, men tanken är Ekman själva ska kunna tilldela roboten nya arbetsuppgifter i framtiden.

– Det har varit tryggt och bekvämt att Precio Fishbone gjort huvuddelen av arbetet åt oss, men projektet ger oss också möjlighet att lära oss att göra mycket av automatiseringen själva. Vi ser robotautomation som en strategi för kontinuerligt effektiviseringsarbete och kommer att addera nya processer till robotens arbetsschema löpande, berättar Lena.